Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia

W związku z wypowiedzeniem umowy o pracę pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do upływu okresu wypowiedzenia. W tym czasie pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Przepis ma zastosowanie niezależnie od tego, kto wypowiedział umowę: pracodawca czy pracownik.

Zwolnienie jest jednostronną decyzją pracodawcy. Nie wymaga zgody pracownika ani uzasadnienia. Nie zmienia też daty rozwiązania umowy: stosunek pracy trwa do końca okresu wypowiedzenia, a osoba zwolniona z pracy nadal jest pracownikiem, ma prawo do wynagrodzenia i nadal obowiązują ją postanowienia umowy, w tym zakaz konkurencji, jeśli został zawarty, oraz obowiązek ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.

• Podstawą jest wypowiedzenie. Przy porozumieniu stron okres i sposób zakończenia pracy ustala się w samym porozumieniu.
• Zwolnienie może objąć cały okres wypowiedzenia albo jego część, od wskazanego dnia.
• Wynagrodzenie za czas zwolnienia wylicza dział płac według przepisów płacowych, a jego wysokość nie zależy od tego, że pracownik nie wykonuje pracy.

Najczęściej stosuje się je tam, gdzie dalsza obecność odchodzącej osoby tworzy ryzyko albo napięcie, a nie ma podstaw do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Handlowiec z dostępem do bazy klientów, programista z uprawnieniami administracyjnymi w repozytorium, konsultant contact center pracujący na danych osobowych, kierownik zespołu, którego stanowisko zostaje zlikwidowane: w każdej z tych sytuacji firma może chcieć zakończyć pracę od razu, a umowę zgodnie z okresem wypowiedzenia.

Zwolnienie ma też wymiar ludzki. Część osób woli nie wracać do biura po wręczeniu wypowiedzenia i spokojnie szukać nowej pracy. Jeżeli firma nie potrzebuje przekazania obowiązków rozłożonego na tygodnie, zwolnienie z pracy bywa najspokojniejszym rozwiązaniem dla obu stron.

• Dostęp do danych klientów, kodu, finansów albo systemów produkcyjnych.
• Stanowisko likwidowane, bez zadań do wykonania w okresie wypowiedzenia.
• Konflikt w zespole, w którym dalsza współpraca byłaby trudna dla wszystkich.
• Pracownik sam prosi o zakończenie pracy przed końcem umowy, a firma nie chce skracać okresu.

Art. 167¹ Kodeksu pracy pozwala pracodawcy udzielić pracownikowi w okresie wypowiedzenia urlopu, a pracownik ma obowiązek go wykorzystać. Kolejność ma znaczenie. W praktyce najpierw udziela się zaległego i bieżącego urlopu, a zwolnieniem z obowiązku świadczenia pracy obejmuje się pozostałe dni. Udzielenie urlopu osobie już zwolnionej z pracy budzi poważne wątpliwości, bo urlop to zwolnienie od obowiązku, który w tym czasie i tak nie istnieje.

Jeżeli firma od razu zwolni pracownika z obowiązku świadczenia pracy na cały okres wypowiedzenia, niewykorzystany urlop trzeba będzie rozliczyć ekwiwalentem (art. 171). Przy trzymiesięcznym okresie i kilkunastu dniach zaległego urlopu to realny koszt, który można było uporządkować w planie.

Weźmy pracownika z miesięcznym okresem wypowiedzenia, który kończy się 30 listopada, i z dziesięcioma dniami urlopu do wykorzystania. Rozsądny plan to urlop w pierwszych dwóch tygodniach listopada, a od kolejnego dnia zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy do 30 listopada. Oba elementy warto zapisać w piśmie z datami.

Przepis nie wymaga szczególnej formy, ale dla dowodu i porządku w aktach decyzja powinna mieć formę pisemną albo elektroniczną. Można ją umieścić w piśmie wypowiedzenia albo w osobnym oświadczeniu wręczonym razem z wypowiedzeniem lub później.

• Wskazanie, że zwolnienie następuje na podstawie art. 36² Kodeksu pracy.
• Data, od której pracownik jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, i data końca okresu wypowiedzenia.
• Informacja o zachowaniu prawa do wynagrodzenia.
• Plan urlopu w okresie wypowiedzenia, jeśli firma go udziela (art. 167¹), z datami.
• Termin i sposób zwrotu sprzętu, kart dostępu i dokumentów.
• Informacja, że obowiązki wynikające z umowy, na przykład ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa i zakaz konkurencji, obowiązują do końca umowy.

Dobrze też jasno określić, czy decyzja jest ostateczna. Możliwość odwołania zwolnienia i wezwania pracownika z powrotem do pracy jest sporna, dlatego lepiej od początku zapisać, czego firma oczekuje, niż zmieniać decyzję w trakcie okresu.

Zwolnienie z pracy nie kończy stosunku pracy, ale kończy potrzebę dostępu do systemów. Moment, w którym pracownik przestaje pracować, to dobry moment na blokadę dostępów po odejściu pracownika: poczta, dysk, komunikator, CRM, repozytorium. Konto pocztowe można przekierować na przełożonego i ustawić automatyczną odpowiedź, zamiast zostawiać je aktywne.

Sprzęt odbiera się z protokołem, a przekazanie obowiązków warto przeprowadzić przed dniem zwolnienia z pracy, nie po nim, i zamknąć je protokołem przekazania obowiązków z osobą przejmującą przy każdej sprawie. Pełną listę kroków technicznych opisujemy w poradniku offboarding IT. Jeżeli pracownik będzie w okresie zwolnienia potrzebny do jednej konkretnej czynności, na przykład przekazania dokumentacji projektu, lepiej zaplanować to przed rozpoczęciem zwolnienia.

Jeżeli obie strony chcą zakończyć współpracę szybciej, zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy nie jest jedyną drogą. Po dokonaniu wypowiedzenia strony mogą ustalić wcześniejszy termin rozwiązania umowy (art. 36 § 5), a zamiast wypowiedzenia można zawrzeć wypowiedzenie umowy o pracę za porozumieniem stron z datą ustaloną przez obie strony. Różnica jest praktyczna: przy zwolnieniu z pracy firma płaci wynagrodzenie do końca okresu, przy wcześniejszym rozwiązaniu umowa kończy się szybciej, ale potrzebna jest zgoda pracownika.

Kiedy wybór trybu nie jest oczywisty, zacznij od zestawienia w poradniku wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę i od tego, od kiedy liczy się okres wypowiedzenia w danej sprawie.