Świadectwo pracy, czyli termin, treść i wzór dla pracodawcy

Obowiązek wydania świadectwa pracy wynika z art. 97 Kodeksu pracy. Szczegółową treść, sposób wydawania i prostowania określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy, wraz z wzorem dokumentu. Najważniejsze zasady:

• świadectwo wydaje się w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, niezależnie od trybu i tego, która strona zakończyła umowę,
• wydania świadectwa nie wolno uzależniać od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą, na przykład od zwrotu sprzętu,
• gdy pracownik w ciągu 24 miesięcy nawiązuje z tym samym pracodawcą kolejny stosunek pracy, świadectwo za zakończony okres wydaje się na jego wniosek,
• za niewydanie świadectwa w terminie grozi odpowiedzialność za wykroczenie (art. 282 § 1 Kodeksu pracy), a pracownik może żądać odszkodowania do wysokości wynagrodzenia za 6 tygodni (art. 99 Kodeksu pracy).

Świadectwo pracy wydaje się w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy. Przy wypowiedzeniu to ostatni dzień okresu wypowiedzenia, przy porozumieniu stron dzień wskazany w porozumieniu, przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia dzień doręczenia oświadczenia. Jeśli z przyczyn obiektywnych nie można wydać świadectwa tego dnia, pracodawca w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy przekazuje je pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej albo wysyła za pośrednictwem operatora pocztowego. Przyczyną obiektywną jest na przykład nieobecność pracownika w ostatnim dniu zatrudnienia, a nie zaległości kadrowe. Datę końca okresu łatwo policzyć kalkulatorem w poradniku okres wypowiedzenia umowy o pracę.

Świadectwo zawiera informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczeń społecznych. Nie wpisuje się do niego ocen pracy ani opinii o pracowniku. Informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach zamieszcza się wyłącznie na żądanie pracownika. Tryb rozwiązania umowy wpisuje się z podstawą prawną i wskazaniem strony, która złożyła oświadczenie, na przykład „rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę, art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy" albo „rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron, art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy". Zasady wyboru trybu opisują poradniki wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę oraz wypowiedzenie umowy o pracę za porozumieniem stron.

W Zwalniam ten układ wypełnia się danymi sprawy: tryb, okres wypowiedzenia i wykorzystany urlop przechodzą ze sprawy, a oś czasu pilnuje daty wydania. Gotowy dokument trafia do archiwum ze ścieżką zdarzeń.

Najprościej wręczyć świadectwo osobiście w ostatnim dniu pracy i uzyskać potwierdzenie odbioru na kopii, która trafia do akt osobowych. Gdy pracownika nie ma, przekaż dokument osobie przez niego upoważnionej albo wyślij pocztą w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy. Zachowaj dowód nadania i doręczenia. Świadectwo sporządza się w jednym egzemplarzu dla pracownika, a jego odpis pozostaje w aktach osobowych. Wydanie świadectwa łączy się z innymi sprawami ostatniego dnia: odbiorem sprzętu, zamknięciem dostępów i rozliczeniem urlopu, które zbiera checklista zwolnienia pracownika.

Pracownik, który uważa, że świadectwo zawiera błąd, może w ciągu 14 dni od jego otrzymania złożyć wniosek o sprostowanie (art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy). Pracodawca rozpatruje wniosek w ciągu 7 dni. Uwzględniając go, wydaje nowe świadectwo, a odmowę przekazuje pracownikowi na piśmie. Po odmowie pracownik ma 14 dni na wniesienie żądania sprostowania do sądu pracy. Najczęstsze powody wniosków to błędny tryb rozwiązania umowy, zła strona inicjatywy, pominięty urlop lub okresy nieskładkowe. Szczegóły opisuje wpis sprostowanie świadectwa pracy.

Pracownik, który zgubił świadectwo lub je zniszczył, może poprosić pracodawcę o odpis, potocznie nazywany duplikatem. Pracodawca wydaje go na podstawie dokumentacji w aktach osobowych. Dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. przechowuje się co do zasady przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy), a dla wcześniejszych zatrudnień obowiązują dłuższe okresy. Jak przygotować odpis, wyjaśnia wpis duplikat świadectwa pracy.

• Wydanie świadectwa po terminie albo wstrzymanie go do czasu zwrotu sprzętu.
• Pomylony tryb rozwiązania umowy lub strona, która złożyła oświadczenie.
• Brak informacji o skróceniu okresu wypowiedzenia na podstawie art. 36¹ Kodeksu pracy.
• Urlop wykorzystany w roku ustania policzony za cały okres zatrudnienia zamiast za bieżący rok.
• Pominięte zajęcie wynagrodzenia przez komornika.
• Opinia o pracowniku wpisana do świadectwa.
• Brak pouczenia o prawie wystąpienia o sprostowanie.