Sprostowanie świadectwa pracy, terminy i procedura dla pracodawcy

Procedura sprostowania ma trzy etapy i każdy ma własny termin. Liczy się je w dniach kalendarzowych.

Wniosek może być złożony na piśmie albo elektronicznie. Pracownik nie musi używać żadnego formularza. Wystarczy, że wskaże, które dane uważa za błędne i jak powinny brzmieć.

Siedem dni to mało, zwłaszcza gdy wniosek trafi do firmy w piątek albo przed świętami. Dobrze mieć ustalony tok postępowania, zanim pierwszy wniosek przyjdzie.

• Zarejestruj datę wpływu wniosku. Od niej liczy się termin 7 dni.
• Porównaj każdą kwestionowaną pozycję z aktami osobowymi: umową, aneksami, pismem rozwiązującym umowę, ewidencją czasu pracy i urlopów, dokumentacją zwolnień lekarskich.
• Oceń, czy pracownik ma rację w całości, w części, czy wcale.
• Uwzględniając wniosek, wydaj nowe, poprawione świadectwo pracy.
• Odmawiając, zawiadom pracownika na piśmie albo elektronicznie. Warto wskazać powód odmowy i pouczyć o prawie do wystąpienia do sądu pracy w ciągu 14 dni.
• Kopię wniosku, odpowiedzi i ewentualnie nowego świadectwa włącz do akt osobowych.

Wniosek częściowo zasadny rozpatruje się tak samo: poprawia się to, co błędne, i zawiadamia o odmowie w pozostałej części.

Z praktyki działów HR wynika kilka powtarzających się źródeł błędów. Większość z nich powstaje wtedy, gdy świadectwo pisze się ręcznie w ostatnim dniu, z pamięci albo z kilku arkuszy naraz.

• Tryb rozwiązania umowy: pomylenie wypowiedzenia z porozumieniem stron albo brak wskazania, która strona złożyła oświadczenie.
• Okres wypowiedzenia: brak informacji o skróceniu okresu na podstawie art. 36¹ albo o wcześniejszym terminie ustalonym na podstawie art. 36 § 5.
• Urlop wypoczynkowy: zła liczba dni wykorzystanych w roku ustania zatrudnienia.
• Okresy nieskładkowe i dni niezdolności do pracy w roku ustania stosunku pracy.
• Urlop rodzicielski, ojcowski, wychowawczy albo bezpłatny pominięty albo wpisany z błędnymi datami.
• Stanowisko i wymiar czasu pracy niezgodne z aneksami do umowy.

Tryb rozwiązania ma dla pracownika szczególne znaczenie. Od niego zależy między innymi prawo do zasiłku dla bezrobotnych i jego termin, dlatego ta pozycja najczęściej trafia do sądu pracy. Wybór trybu i jego zapis opisujemy w poradnikach wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę i wypowiedzenie umowy o pracę za porozumieniem stron.

Sprostowanie nie polega na dopisku długopisem ani na aneksie. Pracodawca wydaje nowe świadectwo pracy z poprawnymi danymi, na tym samym wzorze wynikającym z rozporządzenia z 30 grudnia 2016 r. Pracownik powinien otrzymać nowy dokument w sposób, który da się udokumentować: osobiście, przez operatora pocztowego albo elektronicznie. Pełną listę pozycji świadectwa omawiamy w poradniku świadectwo pracy.

Jeżeli błąd dostrzeże sam pracodawca, zanim pracownik złoży wniosek, rozsądnie jest skontaktować się z pracownikiem, wyjaśnić sytuację i wydać poprawiony dokument. Zostawienie błędu tylko dlatego, że nikt go jeszcze nie zauważył, przenosi ryzyko na później.

Pracownikowi, który poniósł szkodę przez niewydanie świadectwa w terminie albo przez wydanie niewłaściwego świadectwa, przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy niż 6 tygodni (art. 99 Kodeksu pracy). Niewydanie świadectwa w terminie jest też wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 1 pkt 3), za które inspekcja pracy może nałożyć grzywnę. Pracownik może ponadto żądać w sądzie pracy zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa, jeśli nie otrzymał go wcale.

Wydania świadectwa nie wolno uzależniać od rozliczenia się pracownika z pracodawcą, na przykład od zwrotu laptopa. Sprzęt odbiera się osobną procedurą z protokołem, o czym piszemy w poradniku offboarding IT.

Najskuteczniejszą metodą jest przygotowanie świadectwa wcześniej niż w ostatnim dniu i z jednego źródła danych. Gdy tryb rozwiązania, okres wypowiedzenia, urlopy i nieobecności są zapisane w sprawie od początku procesu, świadectwo wypełnia się z tych danych, a nie z pamięci. Druga osoba w dziale HR sprawdza dokument przed wydaniem. Tak samo działa checklista zwolnienia pracownika: każdy krok ma swój dowód, a dokument końcowy korzysta z danych zebranych po drodze.