Bezpieczeństwo danych pracowników w procesie zwolnienia

Sprawa zwolnienia zawiera dane, których nie powinien zobaczyć nikt spoza procesu: przyczynę wypowiedzenia, informacje o zdrowiu czy rodzicielstwie, rozliczenia. Zwalniam jest zbudowany tak, żeby każda osoba widziała tylko swoją część, a każdy dostęp zostawiał ślad.

Sprawdź ryzyka zwolnienia Zobacz cennik

Umowa powierzenia przetwarzania danych pracowników

Pracodawca jest administratorem danych swoich pracowników, a Zwalniam przetwarza je w jego imieniu. Umowa powierzenia zgodna z art. 28 RODO obowiązuje przy każdym planie od chwili jego uruchomienia. W planie Enterprise podpisujemy ją na warunkach klienta.

Zakres, cel i czas przetwarzania opisane w umowie
Lista kategorii dalszych podmiotów przetwarzających i informacja o zmianach
Pomoc przy realizacji praw osób, których dane dotyczą
Zgłoszenie naruszenia bez zbędnej zwłoki, nie później niż w 24 godziny
Usunięcie albo zwrot danych po zakończeniu planu

Treść umowy powierzenia

Minimalizacja danych od pierwszego kroku

Sprawdzenie przypadku nie wymaga imienia, nazwiska ani numeru PESEL: wystarczą parametry sprawy. Informacje wrażliwe, takie jak ciąża czy zwolnienie lekarskie, zaznaczasz w checkliście jako okoliczność, bez opisów i bez dokumentacji medycznej. Dane osobowe pracownika wpisujesz dopiero przy przygotowaniu dokumentów.

Jak chronimy dane

Dane przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej
Połączenia szyfrowane, dane szyfrowane w spoczynku
Hasła przechowywane wyłącznie w postaci skrótu
Dane każdego klienta oddzielone od danych innych klientów
Kopie zapasowe z ograniczonym okresem przechowywania
Dostęp administracyjny do infrastruktury ograniczony do niezbędnych osób
Logowanie SSO (SAML, Google, Microsoft) w planie Organizacja

Role, uprawnienia i ścieżka zdarzeń

HR widzi całą sprawę. Przełożony widzi zadania przekazania obowiązków i odbioru sprzętu, IT listę dostępów, płace zestawienie do rozliczenia. Każde otwarcie sprawy, zmiana dokumentu, podpis i potwierdzenie blokady konta trafia do ścieżki zdarzeń z datą, godziną i osobą.

Archiwum i okres przechowywania

Dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku pracodawca przechowuje co do zasady przez 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał. Plan Organizacja trzyma archiwum przez 10 lat, a każdy plan pozwala wyeksportować komplet dokumentów sprawy w dowolnej chwili.

Wsparcie dla audytu ISO 27001 i NIS2

Raport blokady dostępów pokazuje, że konto wygasło w dniu odejścia, a eksport ścieżki zdarzeń pokazuje, kto miał dostęp do sprawy. W planie Enterprise przygotowujemy raporty pod audyt ISO 27001 i wymagania NIS2. Więcej o procesie: offboarding IT i blokada dostępów po odejściu pracownika.

Pytania o bezpieczeństwo

Czy muszę wpisywać dane o zdrowiu pracownika?

Nie. Checklista potrzebuje tylko informacji, czy pracownik jest na zwolnieniu lekarskim albo w ciąży, żeby wskazać zakaz wypowiedzenia. Nie wpisujesz diagnoz ani dokumentów medycznych.

Kto ze strony Zwalniam ma dostęp do danych?

Wyłącznie osoby, którym dostęp jest potrzebny do utrzymania systemu i obsługi zgłoszeń, zobowiązane do poufności. Zasady opisuje polityka prywatności.

Co dzieje się z danymi po rezygnacji z planu?

Przed końcem okresu eksportujesz archiwum. Po zakończeniu planu dane są usuwane zgodnie z umową powierzenia, z wyjątkiem danych, których przechowywanie nakazuje prawo.

Sprawdź przypadek bez danych osobowych

Karta sprawy działa na samych parametrach: rodzaj umowy, staż, tryb i okoliczności.

Nowe zwolnienie

Krok 1 z 6 · Sprawdzenie przed decyzją

Sprawdź ryzyka zwolnienia