Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę, wzór i procedura

Wypowiedzenie jest jednym ze sposobów rozwiązania umowy o pracę wymienionych w art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy. Przepisy, które HR musi mieć przed oczami przy każdym wypowiedzeniu, to:

• art. 30 § 3 Kodeksu pracy: oświadczenie składa się na piśmie, a postać elektroniczna z kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest jej równoważna (art. 78¹ KC),
• art. 30 § 4 Kodeksu pracy: przy umowie na czas nieokreślony oraz, od 26 kwietnia 2023 r., na czas określony pracodawca podaje przyczynę wypowiedzenia,
• art. 30 § 5 Kodeksu pracy: oświadczenie zawiera pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy,
• art. 36 Kodeksu pracy: długość okresu wypowiedzenia zależna od stażu u danego pracodawcy,
• art. 38 Kodeksu pracy: konsultacja zamiaru wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony i określony ze związkiem zawodowym reprezentującym pracownika,
• art. 39, 41 i 177 Kodeksu pracy: szczególna ochrona przed wypowiedzeniem,
• art. 264 § 1 Kodeksu pracy: pracownik ma 21 dni od doręczenia na odwołanie do sądu pracy.

Więcej o długości okresów i sposobie liczenia znajdziesz w poradniku okres wypowiedzenia umowy o pracę. Gdy pracownik ma zostać, ale na innych warunkach, te same przepisy stosuje się do wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy (art. 42 KP), z dodatkowym pouczeniem o połowie okresu wypowiedzenia.

Kolejność ma znaczenie: część kroków musi nastąpić przed wręczeniem pisma, a błąd na wczesnym etapie trudno naprawić później.

• Krok 1. Ustal rodzaj umowy (na okres próbny, na czas określony, na czas nieokreślony) i staż u danego pracodawcy. Od tego zależy okres wypowiedzenia i obowiązek konsultacji.
• Krok 2. Sprawdź szczególną ochronę: wiek przedemerytalny, ciąża, urlop macierzyński, rodzicielski, ojcowski, wychowawczy lub wniosek o niego, obniżony wymiar czasu pracy rodzica, funkcja związkowa, obecne L4 albo urlop. Szczegóły opisuje poradnik ochrona przed zwolnieniem.
• Krok 3. Policz, czy razem z innymi rozwiązaniami w ciągu 30 dni nie przekraczasz progu zwolnień grupowych. Jeśli tak, obowiązuje osobna procedura.
• Krok 4. Sformułuj przyczynę: konkretną, prawdziwą i zrozumiałą dla pracownika. Zbierz dokumenty, które ją potwierdzają.
• Krok 5. Jeśli umowa jest na czas nieokreślony, a pracownika reprezentuje związek zawodowy, zawiadom związek na piśmie o zamiarze wypowiedzenia i podaj przyczynę. Odczekaj 5 dni na ewentualne zastrzeżenia.
• Krok 6. Przygotuj pismo z przyczyną, okresem wypowiedzenia, datą rozwiązania i pouczeniem o odwołaniu do sądu pracy. Podpisuje je osoba uprawniona do reprezentowania pracodawcy w sprawach pracowniczych.
• Krok 7. Doręcz wypowiedzenie tak, aby mieć dowód daty doręczenia. Od tej daty biegnie okres wypowiedzenia i 21 dni na odwołanie.
• Krok 8. Zaplanuj okres wypowiedzenia: urlop, ewentualne zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy, przekazanie obowiązków, odbiór sprzętu, blokadę dostępów i świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy.

Przyczyna musi być konkretna i prawdziwa. Ogólniki w rodzaju „utrata zaufania" albo „reorganizacja" bez opisu, na czym polega, nie wystarczają, bo pracownik ma wiedzieć, z jakiego powodu traci pracę, a sąd ocenia wyłącznie przyczynę wskazaną w piśmie. Pracodawca nie może jej później uzupełnić innym powodem.

• Przyczyny dotyczące pracownika: opisz zachowanie lub niedostateczne wyniki, wskaż okres i fakty, na przykład niewykonanie konkretnych zadań w określonym czasie.
• Likwidacja stanowiska: opisz, na czym polega zmiana organizacyjna i dlaczego dotyczy tego stanowiska. Przy wyborze jednej osoby z kilku na podobnych stanowiskach podaj kryteria doboru.
• Przyczyny niedotyczące pracownika u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników mogą oznaczać obowiązek wypłaty odprawy z ustawy o zwolnieniach grupowych, także przy pojedynczym zwolnieniu.

W Zwalniam ten wzór wypełnia się danymi sprawy: system wylicza okres i datę końca, podpowiada, czy potrzebna jest konsultacja ze związkiem, i zapisuje datę doręczenia w archiwum ze ścieżką zdarzeń.

Umowa na czas określony: w treści wpisz „umowę o pracę na czas określony do dnia (…)" i nadal podaj przyczynę, bo od 26 kwietnia 2023 r. wymaga jej art. 30 § 4 Kodeksu pracy. Okres wypowiedzenia liczy się tak samo jak przy umowie na czas nieokreślony (art. 36 § 1). Konsultacja ze związkiem z art. 38 obowiązuje tak samo jak przy umowie na czas nieokreślony.

Umowa na okres próbny: przepisy nie wymagają podania przyczyny ani konsultacji ze związkiem. Okres wypowiedzenia wynosi 3 dni robocze przy próbie do 2 tygodni, 1 tydzień przy próbie dłuższej niż 2 tygodnie i 2 tygodnie przy próbie 3 miesięcy (art. 34). Pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy zamieszczasz zawsze.

Jeśli pracownik z umową na czas nieokreślony albo określony korzysta z obrony związku zawodowego, pracodawca zawiadamia zarząd organizacji zakładowej na piśmie o zamiarze wypowiedzenia i podaje przyczynę (art. 38 Kodeksu pracy). Związek w ciągu 5 dni może zgłosić umotywowane zastrzeżenia. Opinia nie wiąże pracodawcy, ale pominięcie konsultacji jest naruszeniem przepisów o wypowiadaniu umów i daje pracownikowi argument w sądzie. Przyczyna podana związkowi i pracownikowi powinna być ta sama. Osobny, silniejszy tryb dotyczy działaczy imiennie wskazanych przez związek: ich wypowiedzenie wymaga zgody zarządu organizacji zakładowej (art. 32 ustawy o związkach zawodowych).

Wypowiedzenie jest skuteczne z chwilą, w której dotarło do pracownika tak, że mógł zapoznać się z jego treścią. Najbezpieczniej wręczyć pismo osobiście, w obecności drugiej osoby, i poprosić o potwierdzenie odbioru z datą. Odmowa przyjęcia pisma nie blokuje skuteczności, ale sporządź notatkę z datą i podpisem świadka. Wypowiedzenie w postaci elektronicznej wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo innej formy spełniającej wymogi postaci elektronicznej, a sam e-mail z plikiem bez takiego podpisu jest ryzykowny. Jak przygotować i wysłać wypowiedzenie umowy o pracę w formie elektronicznej z podpisem kwalifikowanym i zapisem doręczenia, opisujemy osobno. Przy wysyłce pocztowej liczy się data odbioru lub skutecznego awizo. Nie doręczaj pisma w czasie L4 ani urlopu pracownika: art. 41 zakazuje wypowiedzenia w czasie usprawiedliwionej nieobecności.

• Przyczyna ogólnikowa, nieprawdziwa albo inna w piśmie niż w rozmowie z pracownikiem.
• Brak pouczenia o prawie odwołania do sądu pracy albo błędny termin w pouczeniu.
• Pominięta konsultacja ze związkiem zawodowym przy umowie na czas nieokreślony.
• Niesprawdzona szczególna ochrona, na przykład wiek przedemerytalny liczony od złej daty.
• Wręczenie wypowiedzenia w czasie L4 albo urlopu.
• Źle policzony okres wypowiedzenia: w tygodniach kończy się w sobotę, w miesiącach ostatniego dnia miesiąca.
• Podpis osoby bez umocowania do reprezentowania pracodawcy.
• Brak dowodu daty doręczenia.
• Pominięty próg zwolnień grupowych przy kilku rozwiązaniach w krótkim czasie.

Wadliwe wypowiedzenie może skończyć się uznaniem go za bezskuteczne, przywróceniem do pracy albo odszkodowaniem (art. 45 Kodeksu pracy), a przy przywróceniu także wynagrodzeniem za czas pozostawania bez pracy (art. 47). Jeśli rozważasz rozstanie za zgodą obu stron, porównaj ten tryb z opisanym w poradniku wypowiedzenie umowy o pracę za porozumieniem stron.