Poradnik dla HR
Jak zwolnić pracownika zgodnie z prawem, od decyzji do archiwum
Zwolnienie pracownika to kilka decyzji prawnych i kilkanaście zadań organizacyjnych, rozłożonych na tygodnie. Błąd w pierwszej części kończy się w sądzie pracy, a pominięcie drugiej zostawia aktywne konto, nieoddany laptop i nierozliczony urlop. Ten poradnik porządkuje całość: tryby rozwiązania umowy, drzewko decyzji, kolejne kroki od decyzji do archiwum oraz linki do szczegółowych poradników.
Tryby rozwiązania umowy o pracę (art. 30 § 1 Kodeksu pracy)
Kodeks pracy przewiduje cztery sposoby rozwiązania umowy o pracę. Z perspektywy pracodawcy liczą się różnice w terminach, obowiązku uzasadnienia i ryzyku sporu.
| Tryb | Podstawa | Okres wypowiedzenia | Przyczyna w piśmie | Konsultacja ze związkiem |
|---|---|---|---|---|
| Porozumienie stron | art. 30 § 1 pkt 1 | nie ma, strony ustalają datę | nie jest wymagana | nie jest wymagana |
| Wypowiedzenie przez pracodawcę | art. 30 § 1 pkt 2 | według art. 34 i 36 | tak, przy umowie na czas nieokreślony i określony | tak (art. 38) przy umowie na czas nieokreślony i określony |
| Bez wypowiedzenia z winy pracownika | art. 52 | nie ma | tak | opinia (art. 52 § 3) |
| Bez wypowiedzenia bez winy pracownika | art. 53 | nie ma | tak | opinia |
| Upływ czasu umowy | art. 30 § 1 pkt 4 | nie ma | nie dotyczy | nie dotyczy |
Szczegóły każdego trybu opisujemy osobno: wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę, wypowiedzenie umowy o pracę za porozumieniem stron, zwolnienie dyscyplinarne oraz rozwiązanie przy długiej chorobie w poradniku L4 a wypowiedzenie.
Drzewko decyzji, czyli który tryb wybrać
Pierwsze pytanie brzmi: czy pracownik zgadza się na rozstanie. Jeśli tak, najprostszą drogą jest porozumienie stron, które nie wymaga okresu wypowiedzenia ani uzasadnienia i jest możliwe także z osobą chronioną.
Jeśli zgody nie ma, sprawdź, czy przyczyną jest ciężkie naruszenie obowiązków, przestępstwo albo zawiniona utrata uprawnień. Jeśli tak i od uzyskania wiadomości o zdarzeniu nie minął miesiąc, możliwy jest tryb z art. 52. Jeśli minął, zostaje wypowiedzenie.
Jeśli przyczyną jest długotrwała choroba albo nieobecność, sprawdź, czy upłynęły okresy z art. 53. Jeśli nie upłynęły, pracodawca czeka, bo w czasie L4 wypowiedzenie jest zakazane.
W pozostałych przypadkach właściwym trybem jest wypowiedzenie. Zanim je przygotujesz, odpowiedz na trzy pytania: czy pracownik podlega ochronie przed zwolnieniem, czy reprezentuje go związek zawodowy i czy łącznie z innymi rozstaniami nie przekraczasz progów, od których zaczynają się zwolnienia grupowe.
Jeżeli umowa na czas określony i tak kończy się za kilka tygodni, rozważ, czy wypowiedzenie ma sens, czy wystarczy upływ czasu, na który ją zawarto.
-
. Jak zwolnić pracownika krok po kroku
-
1. Ustal przyczynę i zbierz dokumenty
Przyczyna wypowiedzenia ma być konkretna, prawdziwa i możliwa do wykazania (art. 30 § 4). Zbierz oceny, notatki, dane o wynikach albo dokumenty reorganizacji, zanim zapadnie decyzja.
-
2. Sprawdź ochronę, L4 i urlop
Zweryfikuj wiek przedemerytalny (art. 39), ciążę i urlopy rodzicielskie (art. 177), urlop wychowawczy, funkcje związkowe oraz bieżącą nieobecność (art. 41). Każda z tych okoliczności może zablokować wypowiedzenie.
-
3. Wylicz okres wypowiedzenia i daty
Okres wypowiedzenia umowy o pracę zależy od stażu u danego pracodawcy: 2 tygodnie, 1 miesiąc albo 3 miesiące (art. 36 § 1). Okres w tygodniach kończy się w sobotę, w miesiącach ostatniego dnia miesiąca.
-
4. Skonsultuj zamiar ze związkiem
Przy umowie na czas nieokreślony i określony zawiadom na piśmie zakładową organizację związkową reprezentującą pracownika o zamiarze wypowiedzenia i przyczynie. Związek ma 5 dni na umotywowane zastrzeżenia (art. 38).
-
5. Przygotuj dokument
Wypowiedzenie, porozumienie albo oświadczenie z art. 52 w postaci papierowej lub elektronicznej, z przyczyną tam, gdzie jest wymagana, i z pouczeniem o prawie odwołania do sądu pracy w ciągu 21 dni (art. 30 § 5, art. 264).
-
6. Przeprowadź rozmowę i doręcz dokument
Rozmowa w zamkniętym pokoju, z przełożonym i osobą z HR, bez świadków spoza procesu. Potwierdź datę doręczenia, bo od niej biegną terminy.
-
7. Zaplanuj okres wypowiedzenia
Zdecyduj o urlopie w okresie wypowiedzenia (art. 167¹) albo o zwolnieniu z obowiązku świadczenia pracy (art. 36²). Przygotuj przekazanie obowiązków następcy.
-
8. Ostatni dzień ze sprzętem, dostępami i przekazaniem
Odbierz sprzęt z protokołem, zablokuj konta w dniu odejścia i przenieś dane. Kolejność i listę systemów opisuje poradnik offboarding IT.
-
9. Rozliczenie i świadectwo pracy
Wypłać wynagrodzenie, ekwiwalent za niewykorzystany urlop (art. 171) i należne premie. Świadectwo pracy wydaj w dniu ustania stosunku pracy (art. 97), bez uzależniania go od rozliczenia się pracownika.
-
10. Exit interview i archiwum
Zaproponuj exit interview, dobrowolnie. Dokumenty dołącz do akt osobowych i przechowuj przez 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy (dla zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.).
Pełna lista zadań z podziałem na osoby odpowiedzialne jest w naszej checkliście zwolnienia pracownika.
Rozmowa o zwolnieniu z szacunkiem i bez niespodzianek
Pracownik zapamięta nie tylko treść pisma, ale też sposób, w jaki się o nim dowiedział. Rozmowa powinna być krótka, konkretna i prowadzona na osobności, najlepiej na początku tygodnia i nie w dniu ważnym dla pracownika. Przełożony przedstawia decyzję i przyczynę, HR wyjaśnia terminy, urlop, rozliczenie i kolejne kroki. Nie dyskutuj o decyzji, ale wysłuchaj pracownika i zapisz, co mówi. Uzgodnij, jak i kiedy zespół dowie się o odejściu. Jeżeli rozstanie dotyczy wielu osób, rozważ wsparcie w szukaniu nowej pracy, opisane we wpisie outplacement dla firm.
Ile kosztuje błąd
Wadliwe wypowiedzenie daje pracownikowi prawo do żądania uznania go za bezskuteczne, przywrócenia do pracy albo odszkodowania (art. 45). Odszkodowanie wynosi od 2 tygodni do 3 miesięcy wynagrodzenia, nie mniej niż za okres wypowiedzenia (art. 47¹), a przy przywróceniu do pracy dochodzi wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy (art. 47). Osobnym ryzykiem jest aktywne konto po odejściu i dane poza kontrolą firmy. Perspektywę kosztów dla zarządu opisujemy na stronie ryzyko zwolnienia pracownika.
Wszystkie poradniki o zwolnieniach
- Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę: przyczyna, forma, pouczenie i wzór.
- Porozumienie stron: wzór: kiedy porozumienie jest lepsze niż wypowiedzenie.
- Okres wypowiedzenia umowy o pracę: tabela okresów i liczenie dat.
- Ochrona przed zwolnieniem: kogo nie można zwolnić i kiedy.
- Zwolnienia grupowe: progi, konsultacje, urząd pracy i odprawy.
- Zwolnienie dyscyplinarne: art. 52, termin miesiąca i wzór oświadczenia.
- L4 a wypowiedzenie: zakaz z art. 41 i długa choroba.
- Świadectwo pracy: treść, termin wydania i sprostowanie.
- Checklista zwolnienia pracownika: lista zadań w trzech etapach.
- Exit interview: pytania i analiza przyczyn odejść.
- Offboarding IT: dostępy, sprzęt i dane.
- Od kiedy liczy się okres wypowiedzenia
- Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy
- Likwidacja stanowiska a okres ochronny
- Sprostowanie świadectwa pracy
- Duplikat świadectwa pracy
- Outplacement dla firm
Cały proces zwolnienia w jednym miejscu
Zwalniam prowadzi dział HR przez wszystkie dziesięć kroków: checklista przed decyzją sprawdza ochronę, związki, L4 i progi zwolnień grupowych, a potem system przygotowuje dokumenty z szablonów, zbiera podpisy, planuje ostatni dzień, blokuje dostępy, rozlicza urlop i zapisuje każdy krok w archiwum. Zobacz, jak działa system HRM do offboardingu, albo jak wygląda procedura zwolnienia pracownika w programie HR, gdy wypowiedzenia wręczają kierownicy w różnych oddziałach.
Pytania i odpowiedzi
Czy trzeba podać przyczynę wypowiedzenia?
Tak, przy umowie na czas nieokreślony i od 26 kwietnia 2023 r. także przy umowie na czas określony (art. 30 § 4 Kodeksu pracy). Nie podaje się jej przy umowie na okres próbny i przy porozumieniu stron.
Czy można zwolnić pracownika z dnia na dzień?
Tylko porozumieniem stron z datą uzgodnioną przez obie strony albo w trybie art. 52 lub 53. Wypowiedzenie zawsze wiąże się z okresem wypowiedzenia.
Kogo nie można zwolnić?
Wypowiedzenie jest zakazane m.in. wobec osób w wieku przedemerytalnym, w ciąży, na urlopach rodzicielskich i wychowawczym oraz w czasie L4 i urlopu. Przepisy przewidują od tego wyjątki, na przykład upadłość lub likwidację pracodawcy.
Czy świadectwo pracy można wydać dopiero po oddaniu sprzętu?
Nie. Świadectwo wydaje się w dniu ustania stosunku pracy i nie wolno uzależniać go od rozliczenia się pracownika z pracodawcą (art. 97 Kodeksu pracy).