Duplikat świadectwa pracy, czyli jak wydać odpis byłemu pracownikowi

W języku potocznym mówi się o duplikacie, a przepisy posługują się pojęciem odpisu świadectwa pracy. Chodzi o to samo: dokument, który pracodawca sporządza na podstawie akt osobowych i wydaje osobie, która utraciła oryginał. Odpis powinien odtwarzać treść pierwotnego świadectwa. Nie jest to nowe świadectwo ani okazja do poprawienia danych: jeśli w oryginale był błąd, właściwą drogą jest sprostowanie świadectwa pracy, a nie cicha zmiana w odpisie.

Dokument warto oznaczyć jako odpis albo duplikat i opatrzyć datą sporządzenia. Dzięki temu nowy pracodawca, urząd pracy czy ZUS widzą, że mają przed sobą odtworzenie dokumentu wydanego wcześniej, a data zakończenia zatrudnienia pozostaje ta sama.

O odpis może prosić były pracownik, a w jego imieniu osoba, którą upoważnił. Przepisy nie wymagają szczególnej formy wniosku. Wystarczy prośba na piśmie albo elektronicznie, z danymi, które pozwolą znaleźć akta: imieniem i nazwiskiem, także poprzednim, datą urodzenia albo numerem PESEL i przybliżonym okresem zatrudnienia.

Przed wydaniem dokumentu dział HR powinien upewnić się, że rozmawia z właściwą osobą. Świadectwo zawiera dane osobowe, w tym informacje o nieobecnościach i zajęciu wynagrodzenia. Wysyłka na adres podany w wiadomości bez sprawdzenia tożsamości to ryzyko naruszenia ochrony danych.

• Zweryfikuj tożsamość, na przykład porównując dane z aktami albo prosząc o potwierdzenie przy odbiorze.
• Przy upoważnieniu sprawdź jego zakres i dołącz kopię do akt.
• Ustal sposób doręczenia: osobiście, przez operatora pocztowego albo elektronicznie, w sposób, który da się udokumentować.

• Zarejestruj prośbę z datą wpływu.
• Odszukaj akta osobowe, w części dotyczącej ustania zatrudnienia powinna znajdować się kopia wydanego świadectwa.
• Sporządź odpis zgodny z treścią świadectwa znajdującego się w aktach, oznacz go jako odpis albo duplikat i dodaj datę sporządzenia.
• Podpisuje go osoba upoważniona do działania w imieniu pracodawcy.
• Wydaj dokument w udokumentowany sposób i włącz kopię prośby oraz informację o wydaniu do akt.

Przepisy nie określają osobnego terminu na wydanie odpisu. Rozsądną zasadą jest działanie bez zbędnej zwłoki, bo były pracownik zwykle potrzebuje dokumentu w konkretnej sprawie: w nowej pracy, w urzędzie albo przy ustalaniu prawa do świadczeń.

Wydanie odpisu jest możliwe tylko wtedy, gdy akta istnieją. Dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. przechowuje się przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Dla zatrudnień rozpoczętych wcześniej przepisy przewidują dłuższe okresy, zależne od daty zatrudnienia i od tego, czy pracodawca złożył do ZUS odpowiednie raporty. Przed zniszczeniem starej dokumentacji warto sprawdzić, która reguła ma zastosowanie do danej osoby.

Akta mogą być prowadzone w postaci papierowej albo elektronicznej. W postaci elektronicznej odnalezienie świadectwa sprzed lat zajmuje chwilę, pod warunkiem że archiwum ma porządny indeks: nazwisko, daty zatrudnienia, stanowisko i rodzaj dokumentu. Pełne zasady wydawania świadectwa opisujemy w poradniku świadectwo pracy.

Zdarza się, że akta zaginęły, zostały zniszczone albo pracodawca już nie istnieje. Wtedy odpisu nie da się sporządzić, bo nie ma z czego go odtworzyć. Pracodawca, który działa, ale nie ma akt, powinien rzetelnie poinformować o tym byłego pracownika. Osoba ta może szukać innych dowodów zatrudnienia: umowy o pracę w swoich dokumentach, zaświadczeń, danych w ZUS, archiwów dokumentacji po zlikwidowanych pracodawcach, a w ostateczności ustalenia w sądzie.

Z punktu widzenia firmy to sygnał, że archiwum wymaga uporządkowania. Brak dokumentacji, którą trzeba przechowywać, sam w sobie może być naruszeniem obowiązków pracodawcy.

Wydając odpis, pracodawca przetwarza dane osobowe byłego pracownika. Wiadomość z prośbą, kopia dokumentu i potwierdzenie doręczenia trafiają do akt, więc należy je przechowywać w tym samym reżimie co resztę dokumentacji. Wysyłanie skanów świadectwa zwykłą pocztą elektroniczną na niezweryfikowany adres albo przechowywanie ich w prywatnych folderach pracowników HR to ryzyko, którego łatwo uniknąć. Więcej o tym, jak porządkujemy dane, piszemy na stronie bezpieczeństwo danych pracowników.