Exit interview w firmie, pytania, prowadzenie i analiza przyczyn odejść

Exit interview nie wynika z żadnego przepisu. To narzędzie zarządcze, które ma odpowiedzieć na trzy pytania: dlaczego ludzie odchodzą, co firma mogła zrobić inaczej i czy problem jest pojedynczy, czy powtarzalny.

• Przyczyny odejść w podziale na działy, stanowiska, przełożonych i staż.
• Wczesny sygnał problemów z wynagrodzeniem, obciążeniem pracą albo stylem zarządzania.
• Informacja o procesie wdrożenia, gdy odchodzą osoby z krótkim stażem.
• Dane do rozmowy z zarządem o koszcie rotacji i planie działań.
• Godne zakończenie współpracy, które wpływa na opinie o firmie jako pracodawcy.

Przy zwolnieniu z inicjatywy pracodawcy rozmowa ma inny cel: sprawdzić, jak przebiegł proces i czy odchodząca osoba była traktowana z szacunkiem. Część pytań trzeba wtedy dostosować.

Najlepszy moment to ostatnie dwa tygodnie zatrudnienia, gdy decyzja jest ostateczna, a emocje po rozmowie o odejściu już opadły. Rozmowa w ostatniej godzinie, między oddaniem laptopa a podpisaniem protokołu, zwykle daje zdawkowe odpowiedzi. Dobrze działa też ankieta wysłana kilka tygodni po odejściu, bo daje dystans.

• Prowadzi osoba z HR albo HR business partner, nie bezpośredni przełożony. Z przełożonym trudno rozmawiać o przełożonym.
• Forma: rozmowa na żywo lub online przez 30 do 45 minut albo ankieta z pytaniami zamkniętymi i otwartymi.
• Uprzedź, do czego posłużą odpowiedzi, kto je zobaczy i w jakiej formie trafią do raportu.
• Pracownik może odmówić udziału albo pominąć pytanie. Odmowa nie ma żadnych skutków.

Nie trzeba zadawać wszystkich. Wybierz od 12 do 15 pytań na rozmowę, a w ankiecie połącz skale od 1 do 5 z pytaniami otwartymi.

Decyzja o odejściu

• Co było głównym powodem decyzji o odejściu?
• Kiedy po raz pierwszy pomyślałeś o zmianie pracy i co się wtedy wydarzyło?
• Czy coś mogłoby zmienić Twoją decyzję? Co konkretnie?
• Czy przed decyzją rozmawiałeś o swoich wątpliwościach z przełożonym lub HR?
• Co oferuje nowy pracodawca, czego nie znalazłeś u nas?

Praca i rozwój

• Czy zakres obowiązków odpowiadał temu, co usłyszałeś w rekrutacji?
• Jak oceniasz obciążenie pracą w ostatnich miesiącach?
• Czy miałeś możliwość rozwoju i szkoleń, których potrzebowałeś?
• Czy wiedziałeś, jaka jest Twoja ścieżka awansu i od czego zależy?
• Czy narzędzia i procesy pomagały Ci w pracy, czy ją utrudniały?

Przełożony i zespół

• Jak oceniasz współpracę z bezpośrednim przełożonym?
• Czy otrzymywałeś regularną i konkretną informację zwrotną?
• Jak opisałbyś atmosferę i współpracę w zespole?
• Czy czułeś się traktowany sprawiedliwie w porównaniu z innymi?
• Czy zdarzyły się sytuacje, które powinny zostać wyjaśnione przez HR?

Wynagrodzenie i warunki

• Jak oceniasz wynagrodzenie na tle obowiązków i rynku?
• Które benefity były dla Ciebie ważne, a których brakowało?
• Czy forma i miejsce pracy odpowiadały Twoim potrzebom?
• Czy zasady premiowania były dla Ciebie zrozumiałe?

Firma i odejście

• Co w naszej firmie działa dobrze i powinno zostać?
• Co zmieniłbyś w pierwszej kolejności?
• Jak oceniasz przebieg procesu odejścia: dokumenty, rozliczenie, przekazanie obowiązków?
• Czy poleciłbyś nas jako pracodawcę znajomej osobie? Dlaczego?
• Czy rozważyłbyś powrót do firmy w przyszłości?

Pojedyncza rozmowa to anegdota. Wartość pojawia się, gdy odpowiedzi są zbierane w ten sam sposób i porównywane w czasie.

• Kategoryzuj główną przyczynę odejścia według stałej listy: wynagrodzenie, rozwój, przełożony, obciążenie, warunki pracy, sprawy osobiste, relokacja, zwolnienie z inicjatywy firmy.
• Oddziel odejścia dobrowolne od rozstań z inicjatywy pracodawcy. Wymieszane dane zniekształcają obraz rotacji.
• Licz wskaźnik rotacji w podziale na działy, stanowiska i staż, na przykład odejścia w pierwszych 6 miesiącach osobno.
• Szukaj wzorców przy jednym przełożonym, ale pokazuj je dopiero przy kilku odpowiedziach, żeby nie dało się wskazać autora.
• Łącz odpowiedzi ze skali z cytatami z pytań otwartych i omawiaj je z zarządem raz na kwartał.
• Zamieniaj wnioski w działania z terminem i właścicielem, a po kolejnym kwartale sprawdź, czy wskaźnik się zmienił.

Odpowiedzi z exit interview są danymi osobowymi, jeśli da się je przypisać do konkretnej osoby. Pracodawca jako administrator musi określić cel, podstawę prawną i okres przechowywania, a przed rozmową przekazać informację z art. 13 RODO. Najczęściej podstawą jest prawnie uzasadniony interes pracodawcy w analizie rotacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Zgoda w relacji pracowniczej bywa uznawana za niedobrowolną, dlatego przy wyborze podstawy warto zasięgnąć opinii inspektora ochrony danych.

• Udział jest dobrowolny, a odmowa nie wpływa na świadectwo pracy, rozliczenie ani referencje.
• Nie pytaj o zdrowie, plany rodzinne, poglądy ani przynależność związkową.
• Ogranicz dostęp do odpowiedzi do HR, a przełożonym pokazuj wyniki zbiorcze.
• Ustal okres przechowywania odpowiedzi imiennych i anonimizuj je po jego upływie.
• Nie dołączaj notatek z exit interview do akt osobowych, bo to nie jest dokumentacja pracownicza.

Szerzej o ochronie danych w procesie zwolnienia piszemy na stronie bezpieczeństwo danych pracowników.