System HRM do offboardingu, czyli jak Zwalniam prowadzi zwolnienie krok po kroku
Każde zwolnienie przechodzi w Zwalniam przez te same pięć etapów. Dział HR widzi, co jest zrobione, co czeka i kto za to odpowiada, a każdy krok zostawia ślad w historii sprawy.
Oprogramowanie dla HR, które pilnuje kolejności
Najwięcej błędów przy zwolnieniu wynika z kolejności: wypowiedzenie wręczone przed konsultacją ze związkiem, konto zablokowane tydzień po odejściu, świadectwo pracy wydane po terminie. Zwalniam układa proces tak, żeby kolejny krok otwierał się dopiero po zamknięciu poprzedniego albo po świadomej decyzji osoby prowadzącej sprawę.
Jedna sprawa na jedno zwolnienie, z właścicielem po stronie HR
Zadania dla przełożonego, IT i płac z terminami wyliczonymi z dat sprawy
Przypomnienia mailowe przed terminem i po jego przekroczeniu
Historia zdarzeń: kto, co i kiedy zrobił
-
1. Sprawdzenie przed decyzją
Zanim ktokolwiek porozmawia z pracownikiem, HR wypełnia kartę sprawy: rodzaj umowy, staż, planowany tryb rozwiązania i okoliczności pracownika. Zwalniam sprawdza je z przepisami i pokazuje flagi.
- Szczególna ochrona: ciąża, urlop macierzyński, rodzicielski, ojcowski i wychowawczy, obniżony wymiar czasu pracy rodzica, wiek przedemerytalny, działalność związkowa
- Nieobecność usprawiedliwiona i urlop w dniu planowanego wręczenia
- Konsultacja zamiaru wypowiedzenia z organizacją związkową i jej terminy
- Próg zwolnień grupowych w okresie 30 dni
- Wymogi przyczyny wypowiedzenia i treści pouczenia
- Okres wypowiedzenia z datą końca i ostatnim dniem pracy
Każda flaga ma jeden z trzech statusów: spełnione, do sprawdzenia, wymaga prawnika. Przy czerwonej fladze Zwalniam nie przygotuje wypowiedzenia bez potwierdzenia, że sprawa była konsultowana. Szczegóły punktów opisuje checklista zwolnienia pracownika.
-
2. Dokumenty i podpis
Z danych sprawy powstaje dokument z szablonu zgodnego z Kodeksem pracy: wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę z przyczyną i pouczeniem, porozumienie stron, oświadczenie o rozwiązaniu bez wypowiedzenia, zawiadomienie związku zawodowego albo zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy.
- Podgląd dokumentu przed podpisem i wersje zmian
- Podpis kwalifikowany albo profilem zaufanym przez integrację (plan Firma i wyższe)
- Potwierdzenie doręczenia zapisane w sprawie
- Wydruk z miejscem na podpis i datę odbioru, gdy doręczasz osobiście
-
3. Ostatni dzień ze sprzętem, dostępami i przekazaniem
Na ostatni dzień pracy Zwalniam przygotowuje trzy listy i przypisuje je do osób.
- Sprzęt: laptop, telefon, karta wejściowa, klucze, służbowy samochód, z protokołem zdawczo-odbiorczym
- Dostępy: poczta, komunikator, systemy dziedzinowe, konta współdzielone, z godziną blokady i potwierdzeniem
- Przekazanie obowiązków: zadania, klienci, dokumenty i hasła do przekazania następcy, z terminem dla przełożonego
W planie Firma i wyższych konta w Google Workspace, Microsoft 365 i Slacku blokują się same o ustalonej godzinie. Więcej na stronie blokada dostępów po odejściu pracownika.
-
4. Rozliczenie urlopu, premii i płac
Zwalniam zbiera w jednym zestawieniu to, czego potrzebują płace: dni niewykorzystanego urlopu do ekwiwalentu, premie i nagrody do rozliczenia, potrącenia i zwrot sprzętu. Zestawienie eksportujesz do pliku CSV albo do formatu importu systemu płacowego.
-
5. Archiwum, świadectwo pracy i raport
Na koniec sprawa zamyka się świadectwem pracy wydanym w terminie, kompletem dokumentów w archiwum i exit interview. Odpowiedzi odchodzących osób składają się w raport przyczyn odejść i rotacji.
- Świadectwo pracy z terminem wydania liczonym od ostatniego dnia
- Archiwum dokumentów sprawy z historią zdarzeń, gotowe do eksportu
- Exit interview i raport przyczyn odejść dla HR i zarządu
Kto co robi w procesie
| Rola | Co widzi i robi |
|---|---|
| HR | prowadzi sprawę, checklistę, dokumenty i archiwum |
| Przełożony | przekazanie obowiązków i odbiór sprzętu |
| IT | lista dostępów, blokada kont i potwierdzenie |
| Płace | zestawienie urlopu, premii i potrąceń |
| Zarząd | raporty rotacji i przyczyn odejść |
Co Zwalniam robi, a czego nie robi
Zwalniam prowadzi dział HR przez checklistę opartą na przepisach, liczy terminy i przygotowuje dokumenty. Nie wydaje opinii prawnej i nie podejmuje decyzji za pracodawcę. Gdy przypadek wychodzi poza standard, na przykład przy szczególnej ochronie albo zwolnieniu dyscyplinarnym, mówi wprost, że potrzebny jest prawnik.
Zobacz proces na swoim przypadku
Pierwszy krok, sprawdzenie przed decyzją, uruchomisz od razu, bez konta i bez danych osobowych pracownika.
Nowe zwolnienie
Krok 1 z 6 · Sprawdzenie przed decyzją
Sprawdź ryzyka zwolnienia