Dokumenty prawne

Regulamin serwisu Zwalniam

Regulamin określa zasady korzystania z serwisu Zwalniam dostępnego pod adresem zwalniam.pl: zakładania konta, jednorazowego sprawdzenia przypadku, planów abonamentowych, płatności, reklamacji i odpowiedzialności. Serwis jest przeznaczony dla przedsiębiorców i działów HR, a regulamin jest regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Odnowienia i nieudane płatności. Subskrypcja odnawia się automatycznie do czasu jej anulowania. Z chwilą rozpoczęcia nowego okresu rozliczeniowego dostęp na cały ten okres zostaje przyznany, a opłata za niego staje się należna. Jeśli pobranie płatności się nie powiedzie, opłata pozostaje należna i ponawiamy próbę jej pobrania. Anulowanie po rozpoczęciu nowego okresu wyłącza wyłącznie kolejne odnowienia i nie znosi opłaty za okres już rozpoczęty. Takie obciążenie nie podlega zwrotowi, a dostęp trwa do końca opłaconego okresu. Opłata dotyczy dostępu do usługi w danym okresie, a nie korzystania z niej, dlatego niekorzystanie z usługi nie stanowi podstawy zwrotu. Postanowienie nie ogranicza uprawnień konsumenta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§ 1. Definicje

1.Serwis: system Zwalniam dostępny pod adresem zwalniam.pl, służący do prowadzenia procesu zakończenia współpracy z pracownikiem, od checklisty przed decyzją do zamknięcia formalności.
2.Usługodawca: podmiot prowadzący Serwis pod marką Zwalniam, z którym można się kontaktować pod adresem kontakt@zwalniam.pl.
3.Klient: przedsiębiorca, osoba prawna albo jednostka organizacyjna, która zakłada Konto i korzysta z Serwisu w związku z prowadzoną działalnością, w szczególności jako pracodawca.
4.Osoba uprawniona, dalej Użytkownik: osoba fizyczna działająca w imieniu Klienta, na przykład pracownik działu HR, przełożony albo osoba z działu IT, której Klient nadał dostęp do Konta.
5.Konto: indywidualny panel Klienta w Serwisie, zabezpieczony adresem e-mail i hasłem.
6.Sprawdzenie przypadku: jednorazowe, nieodnawialne sprawdzenie parametrów sprawy zwolnienia w checkliście ryzyk, udostępniane bez opłat i bez podawania danych osobowych pracownika.
7.Plan: odpłatny abonament na korzystanie z Serwisu w zakresie opisanym w cenniku: Zespół, Firma, Organizacja albo Enterprise.
8.Okres rozliczeniowy: miesiąc albo rok, za który Klient opłaca Plan z góry.
9.Offboarding: jedna sprawa zakończenia stosunku pracy z jednym pracownikiem prowadzona w Serwisie.
10.Umowa powierzenia: umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 28 RODO, dostępna pod adresem umowa powierzenia przetwarzania danych.

§ 2. Usługodawca i kontakt

1.Serwis prowadzi Usługodawca, czyli administrator serwisu zwalniam.pl, działający pod marką Zwalniam.
2.We wszystkich sprawach dotyczących Serwisu, w tym reklamacji, danych osobowych i rozliczeń, Klient kontaktuje się z Usługodawcą pod adresem kontakt@zwalniam.pl.
3.Dane rejestrowe Usługodawcy są podane na fakturze VAT.

§ 3. Rodzaje usług

1.Usługodawca świadczy drogą elektroniczną następujące usługi: prowadzenie Konta, Sprawdzenie przypadku, korzystanie z Serwisu w ramach Planu oraz przesyłanie wiadomości e-mail związanych z Kontem.
2.W ramach Planu Serwis udostępnia, w zakresie zależnym od wybranego Planu: checklistę ryzyk przed decyzją, dokumenty z szablonów opartych na przepisach Kodeksu pracy (wypowiedzenie, porozumienie stron, świadectwo pracy), obsługę podpisu elektronicznego, protokół odbioru sprzętu, listę i blokadę dostępów do systemów, przekazanie obowiązków, zestawienie do rozliczenia urlopu i premii, exit interview, eksport do systemu płacowego, raporty rotacji oraz archiwum dokumentów ze ścieżką zdarzeń.
3.Szczegółowy zakres każdego Planu, limity i ceny są opisane w cenniku programu kadrowego do zwolnień i stanowią część Regulaminu.

§ 4. Wymagania techniczne

1.Do korzystania z Serwisu potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna wersja przeglądarki Chrome, Firefox, Safari albo Edge z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies niezbędnych do działania Serwisu oraz aktywny adres e-mail.
2.Do korzystania z integracji (na przykład blokady dostępów w Google Workspace, Microsoft 365 albo Slack) Klient potrzebuje konta administratora w danym systemie, które pozwala nadać Serwisowi uprawnienia.
3.Połączenie z Serwisem jest szyfrowane. Klient i Użytkownicy nie wprowadzają do Serwisu treści o charakterze bezprawnym.

§ 5. Konto i zapis

1.Konto zakłada się, podając adres e-mail i hasło. Opcjonalnie można podać nazwę firmy.
2.Po podaniu adresu e-mail Serwis wysyła na niego kod potwierdzający. Wpisanie kodu w Serwisie potwierdza adres i kończy zakładanie Konta, po czym Użytkownik jest automatycznie zalogowany.
3.Z chwilą potwierdzenia adresu e-mail zostaje zawarta umowa o prowadzenie Konta na czas nieokreślony. Prowadzenie Konta bez Planu nie wiąże się z opłatami.
4.Konto, którego adres e-mail nie zostanie potwierdzony kodem, jest usuwane po 30 dniach od rozpoczęcia zapisu.
5.Klient odpowiada za poufność haseł Użytkowników i za działania wykonane z Konta. O podejrzeniu nieuprawnionego dostępu Klient niezwłocznie informuje Usługodawcę pod adresem kontakt@zwalniam.pl.
6.Klient może w każdej chwili usunąć Konto, wysyłając prośbę z adresu przypisanego do Konta na adres kontakt@zwalniam.pl. Usunięcie Konta w trakcie opłaconego Okresu rozliczeniowego nie powoduje zwrotu opłaty za ten okres.

§ 6. Jednorazowe sprawdzenie przypadku bez opłat

1.Bez zakładania Konta można jeden raz sprawdzić jeden przypadek w checkliście ryzyk. Po założeniu Konta wynik zostaje odblokowany w podglądzie i można sprawdzić jeszcze dwa przypadki, łącznie trzy.
2.Sprawdzenie przypadku jest jednorazowe i nie odnawia się. Nie jest Planem i nie wymaga podania danych karty płatniczej.
3.Sprawdzenie przypadku odbywa się na parametrach sprawy (forma umowy, staż, tryb rozwiązania, okoliczności ochronne, wielkość firmy) i nie wymaga podawania imienia, nazwiska ani innych danych osobowych pracownika. Klient nie wprowadza tych danych w polach Sprawdzenia przypadku.
4.Plik PDF z wynikiem Sprawdzenia przypadku jest opatrzony znakiem wodnym, nie zawiera projektów dokumentów i nie jest przeznaczony do użytku w sprawie.

§ 7. Plany abonamentowe i ceny

1.Serwis jest udostępniany w Planach abonamentowych. Serwis nie sprzedaje pojedynczych spraw ani pakietów i nie pobiera opłat za pojedynczy Offboarding.
2.Ceny Planów są cenami netto, do których dolicza się podatek VAT według obowiązującej stawki.

Plan	Płatność miesięczna	Płatność roczna, cena za miesiąc	Pracownicy w firmie	Offboardingi w miesiącu
Zespół	499 zł	249 zł	do 150	do 4
Firma	1 299 zł	649 zł	do 600	do 15
Organizacja	2 999 zł	1 499 zł	do 2 000	do 50
Enterprise	na wycenę	na wycenę	ponad 2 000	według umowy

3.Przy płatności rocznej Klient płaci z góry za cały rok kwotę równą dwunastokrotności ceny miesięcznej w wariancie rocznym: 2 988 zł netto w Planie Zespół, 7 788 zł netto w Planie Firma i 17 988 zł netto w Planie Organizacja.
4.Plan Enterprise jest zawierany na warunkach uzgodnionych indywidualnie. Kontakt w tej sprawie: kontakt@zwalniam.pl.

§ 8. Zawarcie umowy, płatność, odnowienie i anulowanie

1.Umowa o świadczenie usług w ramach Planu zostaje zawarta z chwilą wyboru Planu i Okresu rozliczeniowego oraz dokonania płatności za pierwszy Okres rozliczeniowy.
2.Opłata za Plan jest pobierana z góry za cały Okres rozliczeniowy, za pośrednictwem operatora płatności, kartą płatniczą albo inną metodą udostępnioną w Serwisie.
3.Plan odnawia się automatycznie na kolejny Okres rozliczeniowy tej samej długości, a opłata za kolejny okres jest pobierana na jego początku, do czasu anulowania Planu przez Klienta.
4.Klient może anulować Plan w każdej chwili w ustawieniach Konta, w części dotyczącej rozliczeń. Anulowanie ma skutek na koniec opłaconego Okresu rozliczeniowego: do tego dnia Klient zachowuje pełny dostęp do Planu, a kolejna opłata nie jest pobierana.
5.Opłata za rozpoczęty Okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi, chyba że przepis bezwzględnie obowiązujący albo Regulamin stanowi inaczej.
6.Za każdą opłatę Usługodawca wystawia fakturę VAT i udostępnia ją Klientowi w Koncie albo przesyła na adres e-mail przypisany do Konta. Klient akceptuje faktury w formie elektronicznej.
7.Jeżeli pobranie opłaty za kolejny Okres rozliczeniowy się nie powiedzie, Serwis informuje o tym Klienta i ponawia próbę. Do czasu uregulowania opłaty Usługodawca może ograniczyć dostęp do funkcji Planu, bez usuwania danych Klienta.
8.Zmiana ceny Planu dotyczy kolejnych Okresów rozliczeniowych. Usługodawca informuje o niej Klienta mailem co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem okresu, w którym nowa cena ma obowiązywać. Klient, który nie akceptuje zmiany, może anulować Plan przed tą datą.

§ 9. Limity planów i zmiana planu

1.Każdy Plan ma limit liczby pracowników w firmie Klienta oraz limit Offboardingów rozpoczętych w miesiącu, podane w § 7. Limit Offboardingów odnawia się z początkiem każdego miesiąca Okresu rozliczeniowego, a niewykorzystane Offboardingi nie przechodzą na kolejny miesiąc.
2.Gdy Klient osiąga limit Offboardingów albo liczba pracowników przekracza limit Planu, Serwis proponuje zmianę na wyższy Plan. Serwis nie pobiera dodatkowych opłat za pojedyncze sprawy ponad limit.
3.Zmiana na wyższy Plan działa od razu. Kwota za pozostałą część bieżącego Okresu rozliczeniowego jest przeliczana proporcjonalnie i uwzględniana w najbliższej płatności.
4.Zmiana na niższy Plan działa od początku kolejnego Okresu rozliczeniowego.
5.Offboardingi rozpoczęte przed zmianą Planu albo przed jego zakończeniem pozostają dostępne w archiwum przez okres przechowywania właściwy dla Planu.
6.Serwis nie zawiera planu bez opłat. Jedyną formą korzystania bez opłat jest Sprawdzenie przypadku opisane w § 6.

§ 10. Charakter informacyjny treści i checklist

1.Checklista ryzyk, sygnały ryzyka, wyliczenia terminów, szablony dokumentów oraz poradniki publikowane w Serwisie mają charakter informacyjny i organizacyjny. Nie stanowią porady prawnej ani opinii prawnej w konkretnej sprawie.
2.Serwis wskazuje sytuacje, w których zaleca konsultację z prawnikiem, na przykład przy szczególnej ochronie pracownika przed zwolnieniem, udziale związku zawodowego albo zwolnieniach grupowych.
3.Decyzję o rozwiązaniu stosunku pracy, jego trybie, przyczynie i terminie podejmuje wyłącznie Klient. Klient odpowiada za decyzje kadrowe, treść dokumentów, które wręcza albo podpisuje, oraz za ich zgodność z przepisami i ze stanem faktycznym sprawy.
4.Wynik Serwisu zależy od danych wprowadzonych przez Klienta. Klient sprawdza przed użyciem kompletność i poprawność danych, dat oraz treści dokumentu.
5.Szablony dokumentów są aktualizowane po zmianach przepisów. Przy każdym poradniku podana jest data stanu prawnego.

§ 11. Obowiązki Klienta

1.Klient korzysta z Serwisu zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami, z poszanowaniem godności i prywatności pracowników, których sprawy prowadzi.
2.Klient wprowadza do Serwisu wyłącznie dane, które ma prawo przetwarzać, w zakresie potrzebnym do zakończenia stosunku pracy i obsługi formalności. Klient ogranicza dane szczególnych kategorii do niezbędnego minimum.
3.Klient nadaje Użytkownikom role i uprawnienia odpowiadające ich zadaniom i odbiera dostęp osobom, które przestały wykonywać te zadania.
4.Klient nie podejmuje prób obejścia limitów Planu, zabezpieczeń Serwisu ani uzyskania dostępu do danych innych Klientów i nie wprowadza treści, które zawierają złośliwe oprogramowanie.
5.Klient zapewnia, że konfiguracja integracji z jego systemami, w tym zakres blokowanych dostępów i ich terminy, odpowiada jego decyzjom i politykom bezpieczeństwa.

§ 12. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1.W zakresie danych osobowych pracowników i byłych pracowników, które Klient wprowadza do Serwisu, Klient jest administratorem danych, a Usługodawca podmiotem przetwarzającym.
2.Zasady tego przetwarzania określa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych pracowników, którą Klient zawiera przez jej akceptację przy wyborze Planu. W Planie Enterprise umowa powierzenia może być zawarta na warunkach Klienta.
3.Zasady przetwarzania danych Klienta i Użytkowników, dla których Usługodawca jest administratorem, opisuje polityka prywatności. Sposób zabezpieczenia danych opisuje strona bezpieczeństwo danych pracowników.

§ 13. Reklamacje

1.Reklamację dotyczącą działania Serwisu, rozliczeń albo świadczenia usług Klient może złożyć mailem na adres kontakt@zwalniam.pl.
2.Reklamacja powinna zawierać adres e-mail przypisany do Konta, opis problemu, datę jego wystąpienia i oczekiwany sposób rozpatrzenia. Pomocny jest zrzut ekranu.
3.Usługodawca rozpatruje reklamację i odpowiada na nią mailem w terminie 14 dni od jej otrzymania. Jeżeli reklamacja wymaga uzupełnienia, termin biegnie od dnia otrzymania uzupełnienia.
4.Uwzględniona reklamacja dotycząca niedostępności Serwisu albo błędnego rozliczenia skutkuje usunięciem błędu, a gdy ma to zastosowanie, korektą faktury albo odpowiednim przedłużeniem Okresu rozliczeniowego.

§ 14. Dostępność i odpowiedzialność

1.Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał bez przerw. Prace konserwacyjne, które mogą ograniczyć dostęp, Usługodawca przeprowadza w miarę możliwości w godzinach najmniejszego ruchu i informuje o dłuższych przerwach z wyprzedzeniem. W Planie Enterprise poziom dostępności może określać umowa.
2.Usługodawca nie odpowiada za przerwy i szkody wynikające z przyczyn od niego niezależnych, w tym z działania siły wyższej, awarii sieci poza jego kontrolą, działania systemów zewnętrznych, z którymi Klient zintegrował Serwis, albo z nieprawidłowej konfiguracji po stronie Klienta.
3.Usługodawca nie odpowiada za skutki decyzji kadrowych Klienta ani za treść dokumentów, które Klient zmienił, wręczył albo podpisał, w szczególności za skutki sporu przed sądem pracy.
4.W zakresie dopuszczalnym przez prawo odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta jest ograniczona do szkody rzeczywistej i do kwoty opłat zapłaconych przez Klienta za Plan w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, z którego szkoda wynikła. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
5.Usługodawca może zawiesić dostęp do Konta, gdy Klient w sposób rażący narusza Regulamin, w szczególności podejmuje próby naruszenia bezpieczeństwa Serwisu, po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń wysłanym mailem, chyba że wezwanie nie jest możliwe z uwagi na charakter naruszenia.

§ 15. Zmiany Regulaminu

1.Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności przy zmianie przepisów, zakresu usług, sposobu płatności albo wymagań bezpieczeństwa.
2.O zmianie Regulaminu Usługodawca informuje Klientów mailem i komunikatem w Serwisie co najmniej 14 dni przed wejściem zmiany w życie.
3.Klient, który nie akceptuje zmiany, może przed dniem jej wejścia w życie anulować Plan i usunąć Konto. Zmiana nie narusza praw nabytych w opłaconym Okresie rozliczeniowym.

§ 16. Prawo właściwe i postanowienia końcowe

1.Do umów zawieranych na podstawie Regulaminu stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny, ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną i przepisy o ochronie danych osobowych.
2.Serwis jest przeznaczony dla przedsiębiorców. Klient oświadcza, że korzysta z Serwisu w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą albo zawodową.
3.Spory wynikające z umów zawartych na podstawie Regulaminu rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy, chyba że strony uzgodnią inaczej.
4.W Planie Enterprise pierwszeństwo przed Regulaminem mają postanowienia umowy zawartej indywidualnie.
5.Pytania dotyczące Regulaminu prosimy kierować na adres kontakt@zwalniam.pl. Odpowiedzi na częste pytania są zebrane na stronie pytania o Zwalniam.

Wróć na górę