Dokumenty prawne
Polityka prywatności Zwalniam
Ta polityka wyjaśnia, jak serwis Zwalniam przetwarza dane osobowe osób, które odwiedzają zwalniam.pl, zakładają konto i korzystają z serwisu w imieniu swojej firmy. Opisuje też, czym różni się to od przetwarzania danych pracowników, które klient wprowadza do systemu jako pracodawca.
§ 1. Administrator danych
- 1.Administratorem danych osobowych opisanych w tej polityce jest administrator serwisu zwalniam.pl.
- 2.We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych, w tym realizacji praw opisanych w § 7, można kontaktować się pod adresem kontakt@zwalniam.pl.
§ 2. Dane klienta a dane pracowników klienta
- 1.Dane osób zakładających konto i korzystających z serwisu (adres e-mail, dane logowania, dane rozliczeniowe firmy) przetwarzamy jako administrator. Tych danych dotyczy ta polityka.
- 2.Dane pracowników i byłych pracowników, które klient wprowadza do systemu przy prowadzeniu offboardingu, przetwarzamy jako podmiot przetwarzający, w imieniu klienta i na jego polecenie. Administratorem tych danych jest klient jako pracodawca, a zasady ich przetwarzania określa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych pracowników.
- 3.Pracownik, którego sprawa jest prowadzona w systemie, realizuje swoje prawa przede wszystkim u pracodawcy. Jeżeli taka prośba trafi do nas, przekazujemy ją pracodawcy i pomagamy mu ją obsłużyć.
§ 3. Jakie dane przetwarzamy
- 1.Przy zakładaniu konta: adres e-mail, hasło przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego (nie znamy treści hasła), opcjonalnie nazwę firmy i jej wielkość.
- 2.Przy potwierdzaniu adresu: kod z maila, przechowywany w postaci skrótu przez krótki czas ważności, oraz liczbę prób jego wpisania.
- 3.Dane techniczne: adres IP, datę i godzinę zapisu, źródło wejścia na stronę (adres strony odsyłającej) i parametry kampanii zapisane w adresie strony, na przykład utm_source, utm_medium i utm_campaign.
- 4.Przy zakupie planu: dane firmy potrzebne do wystawienia faktury VAT (nazwa, adres, NIP) oraz informacje o płatności przekazywane przez operatora płatności. Pełnych danych karty płatniczej nie otrzymujemy ani nie przechowujemy.
- 5.Przy kontakcie mailowym: adres nadawcy i treść korespondencji.
- 6.Jednorazowe sprawdzenie przypadku w checkliście ryzyk nie wymaga podawania danych osobowych pracownika. Formularz przyjmuje wyłącznie parametry sprawy (forma umowy, staż, tryb rozwiązania, okoliczności ochronne, wielkość firmy), a przypadek przed założeniem konta jest przechowywany w sesji przeglądarki.
§ 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Założenie i prowadzenie konta, potwierdzenie adresu kodem, udostępnienie sprawdzenia przypadku i planu | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy i działania przed jej zawarciem) |
| Wysyłka wiadomości związanych z kontem: kod, powitanie, informacje o planie i zmianach regulaminu | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Wystawianie faktur i prowadzenie rozliczeń zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) |
| Bezpieczeństwo serwisu, ochrona przed nadużyciami, dowód zapisu i ustalenie, dochodzenie albo obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) |
| Pomiar skuteczności źródeł wejścia i kampanii na podstawie parametrów zapisanych przy koncie | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) |
| Odpowiedzi na pytania i reklamacje wysłane mailem | art. 6 ust. 1 lit. b albo lit. f RODO |
- 1.Podanie adresu e-mail i hasła jest warunkiem założenia konta. Podanie nazwy firmy jest dobrowolne, a danych do faktury wymagają przepisy przy zakupie planu.
- 2.Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO.
§ 5. Jak długo przechowujemy dane
- 1.Konto, którego adres nie zostanie potwierdzony kodem z maila, usuwamy razem z danymi po 30 dniach od rozpoczęcia zapisu.
- 2.Dane potwierdzonego konta przechowujemy przez czas jego prowadzenia. Po usunięciu konta usuwamy je albo anonimizujemy, z wyjątkiem danych potrzebnych w celach opisanych w kolejnych punktach.
- 3.Faktury i dokumenty rozliczeniowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi, co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
- 4.Dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń przechowujemy do upływu okresu przedawnienia tych roszczeń.
- 5.Korespondencję przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi sprawy i obrony ewentualnych roszczeń.
- 6.Dane pracowników wprowadzone przez klienta przechowujemy przez okres określony w umowie powierzenia i planie klienta, a po jego upływie usuwamy albo zwracamy zgodnie z poleceniem klienta.
§ 6. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG
- 1.Dane mogą otrzymać podmioty, które świadczą dla nas usługi potrzebne do działania serwisu, na podstawie umów powierzenia i wyłącznie w zakresie tych usług: dostawca hostingu i infrastruktury serwerowej, dostawca poczty transakcyjnej (wysyłka kodów i wiadomości związanych z kontem), operator płatności oraz dostawca usług księgowych.
- 2.Operator płatności przetwarza dane płatności także jako odrębny administrator, na zasadach opisanych w swojej polityce prywatności.
- 3.Dane mogą otrzymać organy publiczne, gdy obowiązek ich przekazania wynika z przepisów prawa.
- 4.Dane przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej. Jeżeli dostawca usługi przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, zgodnie z rozdziałem V RODO. Kopię zabezpieczeń można otrzymać, pisząc na adres kontakt@zwalniam.pl.
- 5.Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych innym podmiotom.
§ 7. Twoje prawa
- 1.Masz prawo dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO).
- 2.Masz prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO).
- 3.Masz prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO), w granicach, w jakich nie musimy ich przechowywać na podstawie przepisów albo w celu obrony roszczeń.
- 4.Masz prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
- 5.Masz prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy (art. 20 RODO).
- 6.Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (art. 21 RODO).
- 7.Żądanie wyślij na adres kontakt@zwalniam.pl z adresu przypisanego do konta. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W sprawach złożonych termin może zostać przedłużony zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO, o czym poinformujemy.
- 8.Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy.
§ 9. Bezpieczeństwo danych
- 1.Połączenie z serwisem jest szyfrowane, hasła są przechowywane w postaci skrótu, a dostęp do danych w systemie ma wyłącznie personel, któremu jest on potrzebny do obsługi serwisu, zobowiązany do zachowania poufności.
- 2.Szczegóły zabezpieczeń, ról i ścieżki zdarzeń opisuje strona bezpieczeństwo danych pracowników.
§ 10. Zmiany polityki
- 1.Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, zakres danych albo dostawcy usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem zwalniam.pl/polityka-prywatnosci.
- 2.O istotnych zmianach informujemy użytkowników kont mailem. Zasady korzystania z serwisu opisuje regulamin serwisu Zwalniam, a odpowiedzi na częste pytania strona pytania o Zwalniam.