Przekazanie obowiązków przy odejściu pracownika zamykasz w Zwalniam jednym dokumentem. Protokół przekazania obowiązków powstaje z listy zadań, którą przełożony prowadzi w sprawie odejścia pracownika. Przy każdej sprawie, kliencie i dokumencie wpisujesz osobę przejmującą i termin, a gdy przekazanie się odbędzie, przełożony je odhacza. Program wstawia do protokołu dane pracownika, datę rozwiązania umowy i przy każdej pozycji datę przekazania albo adnotację „nie przekazano". Dokument pobierasz w PDF albo DOCX, gotowy do podpisu.
Bez konta, bez karty i bez danych osobowych pracownika.
Typowe przekazanie stanowiska wygląda tak: w ostatnim tygodniu ktoś z kadr wysyła odchodzącej osobie wzór protokołu w Wordzie, ta wpisuje z pamięci, co prowadziła, a przełożony podpisuje dokument w ostatni dzień, bo nie ma czasu sprawdzić listy. Miesiąc później klient pyta o ofertę, której nikt nie przejął, a hasła do panelu dostawcy zna tylko była pracownica.
W Zwalniam lista przekazania żyje w sprawie zwolnienia od dnia wręczenia wypowiedzenia. Zadania mają termin przed ostatnim dniem pracy, przełożony dostaje przypomnienie, a każde odhaczenie trafia do ścieżki zdarzeń z nazwiskiem i godziną. Protokół jest podsumowaniem tej pracy, a nie dokumentem pisanym na kolanie.
Lista zadań do przekazania z opisem, osobą przejmującą i terminem
Termin ustawiany przed ostatnim dniem pracy albo przed zwolnieniem z obowiązku świadczenia pracy
Przypomnienie mailem dla przełożonego, gdy termin się zbliża
Odhaczenie przekazania z nazwiskiem osoby i godziną w ścieżce zdarzeń
Protokół w PDF i DOCX z danymi pracownika, stanowiskiem i datą rozwiązania umowy
Odpis w archiwum sprawy razem z wypowiedzeniem, protokołem sprzętu i świadectwem pracy
Wpisujesz wszystko, co odchodząca osoba prowadzi: klientów i projekty w toku, cykliczne raporty, umowy z dostawcami, segregatory i foldery na dysku, uprawnienia do bankowości czy panelu klienta. Każda pozycja to osobne zadanie, więc po kilku dniach widać, co już przeszło na nowego właściciela, a co wciąż wisi.
Przy każdym zadaniu wpisujesz, kto przejmuje obowiązek: następcę, kolegę z zespołu albo samego przełożonego na czas rekrutacji. Protokół pokazuje to przy każdej pozycji, dzięki czemu po odejściu nie ma sporu, kto miał zadzwonić do klienta i kto odpowiada za otwartą reklamację.
Termin przekazania ustawiasz przy zadaniu, a gdy zmienia się data rozwiązania umowy, program przelicza terminy otwartych zadań. Przełożony dostaje przypomnienie mailem razem z innymi terminami sprawy. Jeśli pracownik ma być zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, przekazanie planujesz przed tym dniem, bo później pracownika w firmie już nie ma.
Jednym kliknięciem pobierasz protokół z miejscowością, datą, danymi pracownika, stanowiskiem, datą rozwiązania umowy i listą pozycji z osobą przejmującą, terminem i datą przekazania. Na dole są dwa miejsca na podpis: przekazującego i przejmującego albo przełożonego. W planie Organizacja możesz użyć własnego szablonu dokumentu firmy.
W karcie u góry strony podajesz rodzaj umowy, staż i tryb rozwiązania, bez danych osobowych. Wynik pokazuje okres wypowiedzenia i ostatni dzień pracy, czyli granicę, do której obowiązki muszą zmienić właściciela, oraz flagi ryzyka przed wręczeniem wypowiedzenia.
Otwierasz sprawę odejścia i zapraszasz przełożonego z rolą Przełożony. Widzi on tylko listę przekazania, a nie dokumenty kadrowe, wynagrodzenie ani przyczynę wypowiedzenia.
Przełożony dodaje zadania z osobą przejmującą i terminem, a po przekazaniu każdej sprawy zaznacza ją w programie. HR widzi na bieżąco, ile pozycji zostało i czy coś grozi przekroczeniem terminu.
Na koniec pobierasz protokół przekazania obowiązków w PDF lub DOCX, podpisujecie go i odpis zostaje w archiwum sprawy. Obok leżą wypowiedzenie, protokół zwrotu sprzętu i świadectwo pracy z tymi samymi datami.
Przy jednym odejściu w roku każda z tych dróg wystarczy. Kłopot zaczyna się, gdy odchodzą osoby prowadzące klientów, a przełożony ma na głowie jednocześnie rekrutację i własny zespół.
| Co porównujemy | Wzór protokołu w Wordzie | Mail i arkusz przełożonego | Zwalniam |
|---|---|---|---|
| Skąd bierze się lista obowiązków | wpisywana z pamięci w ostatnim tygodniu | rozproszona w wątkach | budowana w sprawie od wręczenia wypowiedzenia |
| Osoba przejmująca | wpisywana na końcu | w treści maili | przy każdej pozycji |
| Terminy | brak | ustalane ustnie | przy zadaniu, przeliczane po zmianie daty rozwiązania |
| Przypomnienia | brak | brak | mail do przełożonego przed terminem |
| Kto i kiedy potwierdził przekazanie | podpis bez daty przy pozycji | brak | nazwisko i godzina w ścieżce zdarzeń |
| Związek z wypowiedzeniem i świadectwem | brak | brak | te same daty w jednej sprawie |
| Koszt | czas HR i przełożonego | czas przełożonego | od 649 zł netto miesięcznie z listą przekazania |
Jeśli zadania zespołu prowadzisz w narzędziu do projektów, nie musisz go zmieniać. Zwalniam zbiera tylko to, co dotyczy odejścia konkretnej osoby, i robi z tego dokument do akt.
Program kupują działy HR w firmach, w których odchodząca osoba zabiera ze sobą wiedzę o klientach, projektach albo dostawcach, a przełożony nie ma czasu pilnować listy w Wordzie.
Firmy od 50 do 600 osób, w których odejść jest kilka w miesiącu, a przekazanie prowadzą kierownicy zespołów. Zobacz oprogramowanie dla działu HR.
Software house i agencje, gdzie odchodzący programista albo opiekun klienta prowadzi kilka projektów naraz. Zobacz offboarding w software house.
Outsourcing i contact center, w których kończący się projekt oznacza przekazanie spraw kilkunastu osób. Zobacz offboarding w outsourcingu.
Działy sprzedaży i obsługi klienta, w których każdy nieprzejęty klient to realna strata.
Przekazanie obowiązków to jeden z kilku działów w odejściu. Zwrot laptopa i telefonu opisuje protokół zdawczo-odbiorczy sprzętu, potwierdzenia IT, przełożonego i płac zbiera elektroniczna karta obiegowa pracownika, a cały przebieg program do offboardingu pracowników.
Płacisz abonament za dział HR, nie za każdy dokument. Ceny netto, przy płatności rocznej niższe o 50 procent, bez kosztów wdrożenia. Pełne limity są w cenniku.
| Plan | Miesięcznie | Rocznie | Przekazanie obowiązków |
|---|---|---|---|
| Zespół | 499 zł netto | 249 zł / mies. netto | do 150 osób, 4 offboardingi w miesiącu, protokół z danymi pracownika i pozycjami do uzupełnienia |
| Firma | 1 299 zł netto | 649 zł / mies. netto | do 600 osób, 15 offboardingów, lista zadań z osobą przejmującą i terminem, rola Przełożony, przypomnienia |
| Organizacja | 2 999 zł netto | 1 499 zł / mies. netto | do 2000 osób, 50 offboardingów, własne szablony dokumentów, archiwum 10 lat |
| Enterprise | wycena | wycena | ponad 2000 osób albo kilka spółek |
Jeden klient, którego nikt nie przejął po odejściu opiekuna, kosztuje zwykle więcej niż rok planu Firma. Lista z imienną osobą przejmującą to najtańsze zabezpieczenie przed takim scenariuszem.
Miejscowość i datę, dane pracownika przekazującego i jego stanowisko, dane osoby przejmującej, listę przekazywanych spraw, klientów, dokumentów i uprawnień, terminy oraz podpisy obu stron. Przy odejściu z pracy warto dopisać datę rozwiązania umowy i zaznaczyć pozycje, których nie udało się przekazać, z krótkim wyjaśnieniem.
Kodeks pracy nie zna osobnego obowiązku przekazania stanowiska. Do końca okresu wypowiedzenia pracownik nadal ma jednak obowiązek wykonywać polecenia przełożonego dotyczące pracy (art. 100 § 1 KP), a polecenie przekazania spraw następcy jest takim poleceniem. Bezpodstawna odmowa to naruszenie obowiązków pracowniczych.
Zwykle bezpośredni przełożony odchodzącej osoby, bo to on wie, kto przejmie które sprawy. Kadry dostarczają dane pracownika i datę rozwiązania umowy. Protokół podpisują pracownik przekazujący oraz osoba przejmująca albo przełożony. W Zwalniam listę prowadzi przełożony, a protokół pobiera HR.
Przełożony spisuje sprawy, klientów, dokumenty i dostępy odchodzącego pracownika, przy każdej pozycji wskazuje osobę przejmującą i termin, a po przekazaniu potwierdza je w protokole podpisanym przez obie strony. Najlepiej zrobić to w okresie wypowiedzenia, przed ostatnim dniem pracy i przed urlopem, który pracownik wykorzystuje na koniec. W Zwalniam lista i protokół powstają w sprawie odejścia.
Przed ostatnim dniem pracy, a jeśli pracodawca zwalnia pracownika z obowiązku świadczenia pracy na podstawie art. 36² KP, przed dniem, od którego to zwolnienie obowiązuje. Później pracownika w firmie już nie ma, a pracodawca nie może zmusić byłego pracownika do przekazania spraw po ustaniu stosunku pracy.
Powinien, bo jego podpis potwierdza, że lista jest pełna. Gdy pracownik odmawia, przełożony opisuje to w protokole, najlepiej przy świadku, a przebieg przekazania zostaje w ścieżce zdarzeń sprawy. Brak podpisu nie pozwala wstrzymać świadectwa pracy, bo pracodawca wydaje je niezwłocznie (art. 97 § 1 KP).
Tak. Jeden przypadek sprawdzasz bez konta i bez karty płatniczej w karcie sprawy u góry strony. Zobaczysz ostatni dzień pracy i listę dokumentów do przygotowania, w tym protokół przekazania obowiązków. Po założeniu konta masz jeszcze dwa sprawdzenia, zanim wybierzesz plan.
Wpisz odejście, które masz teraz w kadrach: rodzaj umowy, staż i tryb rozwiązania. W minutę zobaczysz ostatni dzień pracy, do którego obowiązki muszą przejść na nowe osoby, i dokumenty, które trzeba przygotować wcześniej.
Nowe zwolnienie
Krok 1 z 6 · Sprawdzenie przed decyzją
Sprawdź ryzyka zwolnieniaZobaczysz całą checklistę ryzyk, oś czasu z datami i listę dokumentów dla tego przypadku. Sprawdzisz też dwa kolejne przypadki.
Zakładając konto, akceptujesz Regulamin i Politykę prywatności.
Bez karty. Bez danych osobowych pracownika.
Projekty dokumentów, podpis elektroniczny, blokada dostępów i archiwum działają w planach abonamentowych. Wybierz plan na miarę swojej firmy.
Zespół: do 150 pracowników, 4 offboardingi w miesiącu
249 zł / mies. netto
płatne roczniepłatne miesięcznie
Polecany
Firma: do 600 pracowników, 15 offboardingów w miesiącu
649 zł / mies. netto
płatne roczniepłatne miesięcznie
Organizacja: do 2000 pracowników, 50 offboardingów w miesiącu
1 499 zł / mies. netto
płatne roczniepłatne miesięcznie
Ponad 2000 pracowników albo kilka spółek? Plan Enterprise wyceniamy mailem, napisz na kontakt@zwalniam.pl.
Ceny netto, faktura VAT. Abonament odnawia się automatycznie, anulujesz w dowolnym momencie ze skutkiem na koniec opłaconego okresu.