Protokół zdawczo-odbiorczy sprzętu w Zwalniam powstaje sam z listy sprzętu, którą HR albo IT prowadzi w sprawie odejścia pracownika. Wpisujesz laptop, telefon, kartę wejściową i klucze z numerami seryjnymi, przy zwrocie odhaczasz pozycję, a program wstawia do protokołu datę zwrotu, uwagi o stanie i oznaczenie „nie zwrócony" przy tym, czego brakuje. Dokument pobierasz w PDF albo DOCX, gotowy do podpisu przez obie strony.
Bez konta, bez karty i bez danych osobowych pracownika.
Większość firm ma gdzieś w kadrach plik „protokół zdawczo-odbiorczy sprzętu.docx". Przy każdym odejściu ktoś go otwiera, przepisuje numer seryjny laptopa z maila od IT, zgaduje, czy telefon był wydany temu pracownikowi, i drukuje dwa egzemplarze na ostatni dzień. Gdy sprzęt nie wraca, okazuje się, że w protokole brakuje numeru, a w aktach nie ma śladu, kiedy zwrot miał nastąpić.
W Zwalniam protokół jest wynikiem pracy, a nie osobnym drukiem. Lista sprzętu żyje w sprawie zwolnienia razem z datą rozwiązania umowy, a każde odhaczenie zwrotu trafia do ścieżki zdarzeń z nazwiskiem osoby i godziną.
Pozycje sprzętu z nazwą, numerem seryjnym lub inwentarzowym i uwagami o stanie
Data zwrotu wpisywana przy odhaczeniu, bez przepisywania do Worda
Pozycje, które nie wróciły, oznaczone w protokole jako „nie zwrócony"
Dane pracownika, stanowisko i data rozwiązania umowy pobrane ze sprawy
PDF i DOCX z miejscem na podpis przyjmującego i pracownika zdającego sprzęt
Odpis do części C akt osobowych razem z pozostałymi dokumentami odejścia
Każdą pozycję wpisujesz raz: laptop z numerem seryjnym, monitor, telefon z numerem IMEI, kartę wejściową, klucze do biura, kartę paliwową, samochód służbowy. W polu uwag zapisujesz stan, na przykład porysowaną obudowę albo brak ładowarki. Ta sama lista jest podstawą protokołu i karty obiegowej, więc nie ma dwóch wersji prawdy.
Przy zwrocie osoba z IT albo administracji zaznacza pozycję w sprawie. Program zapisuje datę zwrotu w protokole, a w ścieżce zdarzeń także to, kto odhaczył pozycję i o której. Sprzęt zwrócony kurierem przez pracownika zdalnego potwierdzasz w dniu, w którym paczka dotarła do biura.
Jednym kliknięciem pobierasz protokół zdawczo-odbiorczy sprzętu z miejscowością, datą, danymi pracownika, listą pozycji i dwoma miejscami na podpis. PDF drukujesz albo podpisujesz elektronicznie, DOCX otwierasz, gdy firma ma własny układ dokumentu. W planie Organizacja korzystasz też z własnych szablonów dokumentów firmy.
Pozycja bez zwrotu zostaje w protokole jako „nie zwrócony", a HR widzi ją w sprawie przed ostatnim dniem pracy. Taki protokół jest dowodem, co i kiedy było do oddania, a to pierwsza rzecz, której potrzebujesz, żeby dochodzić zwrotu lub odszkodowania z art. 124 Kodeksu pracy. Świadectwa pracy z tego powodu nie wstrzymujesz, bo zabrania tego art. 97 § 1 KP.
W karcie u góry strony podajesz rodzaj umowy, staż i tryb rozwiązania, bez danych osobowych. Wynik pokazuje okres wypowiedzenia i datę ostatniego dnia pracy, czyli termin, do którego sprzęt powinien wrócić, oraz flagi ryzyka przed wręczeniem wypowiedzenia.
Otwierasz sprawę odejścia i dodajesz pozycje sprzętu z numerami. Jeśli w firmie sprzęt wydaje IT, zapraszasz informatyka z rolą IT, który widzi tylko listę sprzętu i dostępów, a nie dokumenty kadrowe.
W dniu zwrotu albo po przyjściu paczki osoba odbierająca zaznacza każdą pozycję. Brakująca ładowarka czy uszkodzony ekran trafiają do uwag. HR widzi na bieżąco, czego jeszcze brakuje.
Pobierasz protokół zdawczo-odbiorczy sprzętu w PDF lub DOCX, podpisujecie go z pracownikiem, a odpis trafia do archiwum sprawy. Razem z nim zostają wypowiedzenie, świadectwo pracy i ścieżka zdarzeń na wypadek sporu.
Każda z tych dróg da się obronić przy dwóch odejściach w roku. Różnica wychodzi, gdy odchodzi kilka osób w miesiącu, część pracuje zdalnie, a laptop kosztuje tyle co miesięczna pensja.
| Co porównujemy | Wzór protokołu w Wordzie | Arkusz sprzętu w IT | Zwalniam |
|---|---|---|---|
| Skąd biorą się numery seryjne | przepisywane ręcznie | z arkusza, kopiowane do Worda | wpisane raz w sprawie |
| Data rozwiązania umowy i dane pracownika | wpisywane ręcznie | brak | pobierane ze sprawy |
| Kto i kiedy odebrał sprzęt | podpis bez godziny | wpis w kolumnie | nazwisko i godzina w ścieżce zdarzeń |
| Pozycje, które nie wróciły | trzeba pamiętać | widać w arkuszu, nie w aktach | „nie zwrócony" w protokole i w sprawie |
| Pracownik zdalny | wydruk wysyłany pocztą | działa | zwrot kurierem potwierdzany w sprawie |
| Związek z wypowiedzeniem i świadectwem | brak | brak | te same daty w jednej sprawie |
| Koszt | czas HR | czas IT i HR | od 249 zł netto miesięcznie |
Jeśli pełna ewidencja środków trwałych jest w osobnym programie, nie musisz jej przenosić. Zwalniam prowadzi sprzęt w kontekście odejścia konkretnej osoby i z niego robi protokół.
Program kupują działy HR i IT w firmach, w których odejście pracownika oznacza zwrot kilku sztuk sprzętu wartych razem kilka lub kilkanaście tysięcy złotych.
Firmy od 50 do 600 osób, w których każdy dostaje laptop, telefon i kartę wejściową, a odejść jest kilka w miesiącu.
Zespoły zdalne i hybrydowe, gdzie sprzęt wraca kurierem, a protokół trzeba zamknąć bez spotkania. Zobacz offboarding w software house.
Contact center i outsourcing, gdzie przy końcu projektu kilkanaście osób zdaje słuchawki i stanowiska naraz. Zobacz offboarding w contact center.
Sieci handlowe z kluczami, kasami i kartami w każdym sklepie. Zobacz offboarding w handlu.
Magazyny i firmy transportowe, gdzie wracają skanery ręczne, terminale na wózkach, karty paliwowe i telefony kierowców. Zobacz offboarding w logistyce i magazynie.
Protokół to jeden element odejścia. Potwierdzenia pozostałych działów zbiera elektroniczna karta obiegowa pracownika, blokadę kont opisuje strona offboarding IT, a cały przebieg program do offboardingu pracowników.
Płacisz abonament za dział HR, nie za każdy dokument. Ceny netto, przy płatności rocznej niższe o 50 procent, bez kosztów wdrożenia. Pełne limity są w cenniku.
| Plan | Miesięcznie | Rocznie | Sprzęt i protokół |
|---|---|---|---|
| Zespół | 499 zł netto | 249 zł / mies. netto | do 150 osób, 4 offboardingi w miesiącu, lista sprzętu i protokół w PDF i DOCX |
| Firma | 1 299 zł netto | 649 zł / mies. netto | do 600 osób, 15 offboardingów, rola IT do odbioru sprzętu, automatyczna blokada kont |
| Organizacja | 2 999 zł netto | 1 499 zł / mies. netto | do 2000 osób, 50 offboardingów, własne szablony dokumentów, archiwum 10 lat |
| Enterprise | wycena | wycena | ponad 2000 osób albo kilka spółek |
Jeden laptop, który nie wrócił po odejściu, kosztuje zwykle więcej niż kwartał planu Zespół. Dochodzenie jego zwrotu zaczyna się od protokołu z numerem seryjnym.
Miejscowość i datę, dane pracownika i stanowisko, dane osoby przyjmującej w imieniu pracodawcy, listę sprzętu z nazwą i numerem seryjnym lub inwentarzowym, stan każdej pozycji, datę zwrotu oraz podpisy obu stron. Przy odejściu warto dopisać datę rozwiązania umowy i zaznaczyć pozycje, które nie zostały zwrócone.
Żaden przepis nie nakazuje go wprost. Jest jednak najprostszym dowodem, że pracodawca powierzył sprzęt i co odzyskał. Bez niego trudno dochodzić odpowiedzialności za mienie powierzone z art. 124 KP, bo to pracodawca musi wykazać, co i z jakim obowiązkiem zwrotu wydał pracownikowi.
Zwykle osoba, która odpowiada za sprzęt w firmie: informatyk, administrator biura albo magazynier, a przy braku takiej osoby kadry. Protokół podpisuje przyjmujący w imieniu pracodawcy i pracownik zdający sprzęt. W Zwalniam rola IT odhacza pozycje, a protokół pobiera HR.
Powinien. Podpis pracownika potwierdza, że zgadza się z listą i stanem sprzętu, a podpis przyjmującego, że firma sprzęt odebrała. Gdy pracownik odmawia podpisu, przyjmujący opisuje to w protokole, najlepiej przy świadku, a pozycje i daty zostają w ścieżce zdarzeń sprawy.
Nie bez zgody. Odszkodowanie za sprzęt nie jest na liście potrąceń z art. 87 KP, więc potrącić je można tylko za pisemną zgodą pracownika, w granicach z art. 91 KP. Bez zgody pracodawca wzywa do zwrotu, a potem dochodzi roszczenia przed sądem pracy, na podstawie protokołu.
Tak. Jeden przypadek sprawdzasz bez konta i bez karty płatniczej w karcie sprawy u góry strony. Zobaczysz datę ostatniego dnia pracy i listę dokumentów do przygotowania, w tym protokół sprzętu. Po założeniu konta masz jeszcze dwa sprawdzenia, zanim wybierzesz plan.
Wpisz odejście, które masz teraz w kadrach: rodzaj umowy, staż i tryb rozwiązania. W minutę zobaczysz ostatni dzień pracy, do którego sprzęt musi wrócić, i dokumenty, które trzeba przygotować wcześniej.
Nowe zwolnienie
Krok 1 z 6 · Sprawdzenie przed decyzją
Sprawdź ryzyka zwolnieniaZobaczysz całą checklistę ryzyk, oś czasu z datami i listę dokumentów dla tego przypadku. Sprawdzisz też dwa kolejne przypadki.
Zakładając konto, akceptujesz Regulamin i Politykę prywatności.
Bez karty. Bez danych osobowych pracownika.
Projekty dokumentów, podpis elektroniczny, blokada dostępów i archiwum działają w planach abonamentowych. Wybierz plan na miarę swojej firmy.
Zespół: do 150 pracowników, 4 offboardingi w miesiącu
249 zł / mies. netto
płatne roczniepłatne miesięcznie
Polecany
Firma: do 600 pracowników, 15 offboardingów w miesiącu
649 zł / mies. netto
płatne roczniepłatne miesięcznie
Organizacja: do 2000 pracowników, 50 offboardingów w miesiącu
1 499 zł / mies. netto
płatne roczniepłatne miesięcznie
Ponad 2000 pracowników albo kilka spółek? Plan Enterprise wyceniamy mailem, napisz na kontakt@zwalniam.pl.
Ceny netto, faktura VAT. Abonament odnawia się automatycznie, anulujesz w dowolnym momencie ze skutkiem na koniec opłaconego okresu.