Offboarding w logistyce i magazynie dla działu HR

Dlaczego w centrum dystrybucyjnym odejścia gubią się między zmianami

Magazyn pracuje na dwie albo trzy zmiany, a kadry siedzą w biurze od rana. Odchodzący magazynier ma skaner ręczny, kamizelkę, buty, kartę do bramy i login do systemu magazynowego, a kierowca jeszcze kartę paliwową, telefon służbowy i rozliczenie delegacji. Po szczycie sezonu z magazynu znika kilkadziesiąt osób w kilka tygodni.

Odchodzący pracownik oddaje wyposażenie służbowe, a osoba z działu HR sprawdza je z listą i potwierdza zwrot

Wypowiedzenie wręcza kierownik zmiany albo lider sektora, często po 22:00. Jeśli pracownik jest tego dnia na zwolnieniu lekarskim albo urlopie, pismo jest wadliwe (art. 41 Kodeksu pracy), a kierownik o tym nie wie.
Skaner, terminal na wózku i drukarka etykiet to mienie powierzone. Bez protokołu wydania i zwrotu pracodawca nie udowodni, czego brakuje, a potrącenie z pensji i tak wymaga pisemnej zgody pracownika (art. 91 Kodeksu pracy).
Upoważnienie do obsługi wózka widłowego wydaje pracodawca. Zaświadczenie kwalifikacyjne UDT należy do pracownika i odchodzi razem z nim, ale wewnętrzne upoważnienie trzeba odwołać i zdjąć osobę z listy operatorów.
Konto w systemie magazynowym zostaje aktywne, bo login był wspólny dla zmiany albo nikt nie zgłosił odejścia do IT. To samo dotyczy karty do bramy i szafki.
Po sezonie część umów na czas określony wygasa, a część trzeba wypowiedzieć przed terminem. To dwie różne ścieżki i obie kończą się świadectwem pracy w dniu ustania zatrudnienia.

Jak Zwalniam prowadzi odejście magazyniera i kierowcy

Sprawdzenie przed decyzją: rodzaj umowy, staż, tryb i okoliczności, w tym L4, urlop, wiek przedemerytalny, ciąża i członkostwo w związku. Zasady opisuje poradnik o ochronie przed zwolnieniem, a karta sprawy pokazuje flagi dla tej jednej osoby.
Okres wypowiedzenia z datami: koniec okresu, ostatnia zmiana w grafiku i termin świadectwa. Dla umowy na czas określony program pokazuje też, czy szybciej skończy się termin umowy, czy okres wypowiedzenia.
Dokument dla kierownika zmiany: wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę z przyczyną i pouczeniem albo porozumienie stron, gotowe do wydruku na hali, z miejscem na potwierdzenie odbioru.
Ostatni dzień: zadania z terminem dla lidera sektora, magazynu wyposażenia, ochrony, IT i działu floty. Każdy potwierdza swoją część, a zwrot skanera i kamizelki trafia do protokołu zdawczo-odbiorczego sprzętu.
Rozliczenie i archiwum: urlop, nadgodziny, dodatek za pracę w nocy i delegacje kierowców w zestawieniu dla płac, świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy, dokumenty i ścieżka zdarzeń w archiwum sprawy.

Co jest na checkliście offboardingu w magazynie i transporcie

Listę startową dopasowujesz do stanowiska. Kompletujący zamówienia oddaje co innego niż operator wózka wysokiego składowania albo kierowca w transporcie krajowym.

Skaner ręczny, terminal na wózku, drukarka etykiet i ładowarki zwrócone z numerami seryjnymi.
Kamizelka odblaskowa, obuwie ochronne, rękawice i kask zwrócone do magazynu wyposażenia albo rozliczone według zasad firmy.
Karta do bramy, identyfikator i klucz do szafki wyłączone w dniu odejścia, ochrona obiektu ma nazwisko na liście wyjść.
Konto w systemie magazynowym, aplikacji do kompletacji i systemie rejestracji czasu pracy zamknięte przez IT.
Upoważnienie do obsługi wózka odwołane, osoba zdjęta z listy operatorów i z grafiku zmian.
Dla kierowcy: karta paliwowa, telefon służbowy, kluczyki i dokumenty pojazdu zwrócone, dane z karty kierowcy i tachografu pobrane przed ostatnim kursem, delegacje rozliczone.
Ankieta exit interview wysłana po odejściu, bo przyczyny rotacji w magazynie rzadko docierają do kadr.

Każdy punkt ma właściciela i termin. Tę samą listę dla całej firmy prowadzisz jako elektroniczną kartę obiegową zamiast papierowej obiegówki noszonej między budynkami.

Koniec sezonu w magazynie, czyli wygaśnięcie umowy albo wypowiedzenie

Szczyt przed świętami zostawia w styczniu dużą grupę osób na umowach terminowych. Sposób zakończenia umowy decyduje o dokumentach, odprawie i o tym, czy odejście liczy się do progu zwolnień grupowych.

Sytuacja	Co się dzieje z umową	Dokumenty	Próg zwolnień grupowych
Umowa na czas określony kończy się w terminie	wygasa sama, bez wypowiedzenia	świadectwo pracy w dniu ustania	nie liczy się
Wypowiedzenie umowy na czas określony przed terminem	rozwiązuje się z końcem okresu wypowiedzenia z art. 36	wypowiedzenie z przyczyną, świadectwo	liczy się, gdy przyczyna nie dotyczy pracownika
Porozumienie stron z inicjatywy firmy	rozwiązuje się w uzgodnionym dniu	porozumienie, świadectwo	liczy się, gdy takich porozumień jest co najmniej 5
Pracownik tymczasowy z agencji	kończy się skierowanie do pracy	dokumenty wystawia agencja	nie liczy się u użytkownika

Od 26 kwietnia 2023 r. wypowiedzenie umowy na czas określony wymaga podania przyczyny i konsultacji ze związkiem zawodowym tak samo jak umowa na czas nieokreślony (art. 30 § 4 i art. 38 Kodeksu pracy). Przy redukcji po sezonie pracodawca zatrudniający co najmniej 20 osób wypłaca też odprawę, a gdy w 30 dni przekroczy próg ustawy, prowadzi pełną procedurę opisaną na stronie program do zwolnień grupowych.

Odejście kierowcy zawodowego, czyli to, czego nie ma w biurze

Kierowca na umowie o pracę odchodzi według tych samych przepisów Kodeksu pracy, ale jego sprawa ma więcej punktów do zamknięcia niż sprawa magazyniera.

Specjalistka HR planuje w kalendarzu terminy odejścia pracownika i datę wydania świadectwa pracy

Karta kierowcy jest dokumentem wydanym kierowcy i odchodzi razem z nim. Firma pobiera z niej dane przed ostatnim kursem, bo musi je przechowywać razem z danymi z tachografu pojazdu.
Delegacje, diety i ryczałty za nocleg trzeba rozliczyć do ostatniej listy płac, razem z ekwiwalentem za niewykorzystany urlop.
Pojazd, kluczyki, karta paliwowa, telefon i tablet z aplikacją do zleceń wracają z protokołem, a karta paliwowa jest blokowana u wydawcy w dniu odejścia.
Gdy kierowca nie oddaje pojazdu albo karty paliwowej w terminie, protokół i ścieżka zdarzeń w archiwum sprawy pokazują, kto, co i kiedy wydał.

Zwalniam nie zastępuje systemu do rozliczania czasu pracy kierowców. Daje działowi HR listę zadań z terminami i dowód, że każde zostało wykonane.

Papierowa obiegówka, system kadrowo-płacowy czy Zwalniam

W firmach logistycznych odejścia prowadzi się zwykle na papierowej karcie obiegowej i w programie kadrowo-płacowym. Oba zostają. Pytanie brzmi, co pilnuje przepisów i terminów między nimi.

Co porównujemy	Papierowa obiegówka	System kadrowo-płacowy	Zwalniam
Sprawdzenie ochrony pracownika przed wręczeniem pisma	nie	nie	tak
Okres wypowiedzenia z datami i terminem świadectwa	nie	częściowo	tak
Wypowiedzenie z przyczyną i pouczeniem dla kierownika zmiany	nie	wzór do wypełnienia	tak, z danych sprawy
Zwrot skanera, kamizelki i karty z protokołem	podpisy na kartce	nie	tak, PDF i DOCX
Zadania dla zmiany, ochrony, IT i floty z potwierdzeniem	nie	nie	tak
Licznik progu zwolnień grupowych w 30 dniach	nie	nie	tak, plan Organizacja
Lista płac, ZUS i deklaracje	nie	tak	nie, eksport rozliczenia do płac

Rozliczenie urlopu i składników wynagrodzenia wychodzi jako plik CSV albo import dla Symfonii, enova i Comarch Optima.

Polecany

Plan Firma dla magazynu do 600 osób, Organizacja na redukcje po sezonie

Centrum dystrybucyjne do 600 pracowników zwykle wybiera plan Firma: 1 299 zł miesięcznie netto albo 649 zł miesięcznie przy płatności rocznej, do 15 offboardingów w miesiącu, podpis elektroniczny dokumentów, automatyczna blokada kont Google Workspace, Microsoft 365 i Slack oraz eksport do systemu płacowego. Jeśli po sezonie zwalniasz kilkadziesiąt osób w miesiąc albo masz kilka magazynów, wybierz plan Organizacja: 2 999 zł miesięcznie albo 1 499 zł przy płatności rocznej, do 2 000 pracowników i 50 offboardingów w miesiącu, z modułem zwolnień grupowych i licznikiem progu. Pełne porównanie jest w cenniku.

Zobacz cennik

Pytania i odpowiedzi

Jak zwolnić magazyniera pracującego na nocnej zmianie?

Wypowiedzenie musi dotrzeć do magazyniera na piśmie, z przyczyną i pouczeniem o odwołaniu do sądu pracy, w dniu, w którym nie jest on na zwolnieniu lekarskim ani urlopie. Może je wręczyć kierownik zmiany upoważniony przez pracodawcę. Zwalniam przygotowuje pismo z danych sprawy i przed wydrukiem sprawdza ochronę oraz daty.

Czy pracodawca może zatrzymać zaświadczenie UDT na wózek widłowy?

Nie. Zaświadczenie kwalifikacyjne UDT jest wydane na pracownika i należy do niego także po odejściu. Pracodawca odwołuje tylko swoje wewnętrzne upoważnienie do obsługi wózka i zdejmuje osobę z listy operatorów. Jeśli firma sfinansowała kurs, zwrot kosztów jest możliwy tylko wtedy, gdy przewiduje go podpisana umowa szkoleniowa.

Czy można potrącić z wypłaty koszt niezwróconego skanera?

Tylko za pisemną zgodą pracownika. Artykuł 87 Kodeksu pracy zamyka listę potrąceń bez zgody, a pozostałe należności wymagają zgody na piśmie (art. 91). Bez niej pracodawca dochodzi roszczenia osobno, opierając się na protokole wydania i zwrotu. Dlatego listę zwrotów warto zamknąć przed naliczeniem ostatniej wypłaty.

Czy wygaśnięcie umów sezonowych to zwolnienie grupowe?

Nie. Umowa na czas określony, która kończy się w terminie, wygasa i nie liczy się do progu zwolnień grupowych. Do progu liczą się wypowiedzenia z przyczyn niedotyczących pracowników i porozumienia stron z inicjatywy pracodawcy, gdy tych drugich jest co najmniej 5 w okresie 30 dni.

Kto wystawia świadectwo pracy pracownikowi tymczasowemu w magazynie?

Agencja pracy tymczasowej, bo to ona jest pracodawcą. Magazyn jako pracodawca użytkownik odbiera wyposażenie, kartę i dostępy oraz zgłasza agencji koniec skierowania. Do tej części służy operacyjna strona Zwalniam: lista zwrotów, lista dostępów i archiwum zdarzeń na dany dzień.

Ile kosztuje program do offboardingu dla firmy logistycznej?

Zwalniam kosztuje od 249 zł miesięcznie netto przy płatności rocznej w planie Zespół (do 150 pracowników). Plan Firma dla magazynów do 600 osób to 649 zł miesięcznie przy płatności rocznej, a Organizacja ze zwolnieniami grupowymi 1 499 zł. Nie ma opłaty za wdrożenie ani za pojedyncze zwolnienie.

Sprawdź pierwsze odejście z magazynu, zanim kierownik wręczy pismo

Podaj rodzaj umowy, staż, tryb i okoliczności. Bez danych osobowych pracownika i bez karty. Wynik pokazuje flagi ryzyka, okres wypowiedzenia z datami i dokumenty do przygotowania. Ten sam proces dla hali produkcyjnej opisujemy na stronie offboarding w firmie produkcyjnej.

Nowe zwolnienie

Krok 1 z 6 · Sprawdzenie przed decyzją

Sprawdź ryzyka zwolnienia

Offboarding w logistyce i magazynie od wypowiedzenia do zwrotu skanera