Offboarding w agencji ochrony i firmie sprzątającej
Offboarding w agencji ochrony i firmie sprzątającej łączy zakończenie umowy z odbiorem kluczy, kart dostępu, odzieży i sprzętu, które pracownik trzyma na obiektach klientów. Zwalniam prowadzi te czynności w jednej sprawie, z dokumentami, terminami i potwierdzeniami koordynatora obiektu, magazynu i IT. Kierownik HR widzi, kto odchodzi, kto z klucza lub karty jeszcze korzysta i czy nie zbliżasz się do progu zwolnień grupowych po utracie kontraktu. Abonament zaczyna się od 249 zł miesięcznie netto przy płatności rocznej.
Bez konta, bez karty i bez danych osobowych pracownika.
Dlaczego odejście pracownika agencji jest trudniejsze niż w biurze
Pracownik ochrony lub sprzątania rzadko pracuje w siedzibie pracodawcy. Klucze, karty i kody dostępu należą do obiektów klientów, a decyzje o zakończeniu umowy często zapadają, gdy klient wypowiada kontrakt. Kadry muszą zestawić grafik obiektu, ewidencję wydanego wyposażenia i sytuację pracownika, zanim ktokolwiek wręczy pismo.
Praca zmianowa i nocna oznacza, że odchodzący bywa nieosiągalny dla kadr przez kilka dni. Ustalasz, kto przyjmie pismo i potwierdzi doręczenie, oraz kiedy pracownik odda wyposażenie koordynatorowi obiektu.
Wypowiedzenie podczas urlopu albo usprawiedliwionej nieobecności, w tym L4, jest co do zasady objęte zakazem z art. 41 KP. Zmiana grafiku po stronie klienta nie zastępuje sprawdzenia aktualnej sytuacji pracownika.
Ciąża wymaga oceny ochrony z art. 177 KP. Ochrona przedemerytalna z art. 39 KP obejmuje 4 lata przed wiekiem emerytalnym, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia uzyskanie prawa do emerytury w tym wieku. W agencjach z wieloletnimi pracownikami ten przypadek zdarza się często.
Gdy klient zmienia wykonawcę usługi, sprawdzasz, czy nie dochodzi do przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę (art. 23¹ KP). Ocena zależy od okoliczności, między innymi od tego, czy nowy wykonawca przejmuje znaczną część załogi. Zanim wręczysz wypowiedzenia, rozstrzygasz tę kwestię na piśmie.
Jak przeprowadzić odejście pracownika po utracie kontraktu na obiekt
-
Ustalasz podstawę zakończenia zatrudnienia, rodzaj umowy i staż. Sprawdzasz ochronę przed zwolnieniem, nieobecności i reprezentację związkową. Oddzielasz zmianę obiektu, na który kierujesz pracownika, od rozwiązania umowy z powodu utraty zlecenia.
-
Konsultujesz zamiar wypowiedzenia umowy na czas określony lub nieokreślony z zakładową organizacją związkową reprezentującą pracownika. Art. 38 KP przewiduje 5 dni na umotywowane zastrzeżenia. Osobno sprawdzasz szczególną ochronę działacza i to, czy sprawa podlega procedurze zwolnień grupowych.
-
Przy wypowiedzeniu stosujesz okres z art. 36 KP, zależny od stażu u pracodawcy. Przygotowujesz pismo z przyczyną i pouczeniem oraz ustalasz sposób doręczenia pracownikowi zmianowemu.
-
Uzgadniasz z koordynatorem obiektu ostatni dzień pracy, zdanie służby lub przekazanie obiektu następcy i miejsce zwrotu wyposażenia. Koordynator, magazyn i IT dostają zadania z terminem. Program do offboardingu zbiera ich potwierdzenia w jednej sprawie.
-
Przekazujesz płacom ewidencję czasu pracy, godzin nocnych, nadgodzin, urlopu i należności do rozliczenia. Świadectwo pracy wydajesz zasadniczo w dniu ustania zatrudnienia. Jeżeli obiektywne przyczyny to uniemożliwiają, w ciągu 7 dni od tego dnia przesyłasz je albo doręczasz w inny sposób zgodnie z art. 97 KP.
Co trzeba odebrać i wyłączyć przed odejściem z obiektu
Listę dopasowujesz do stanowiska. Pracownik ochrony, sprzątaczka na obiekcie biurowym i brygadzista ekipy mobilnej mają inne wyposażenie. Karta obiegowa pracownika porządkuje potwierdzenia bez wożenia papieru między obiektami a biurem.
Klucze do obiektów, szafek, pomieszczeń technicznych i pojazdów. Wpisujesz, od którego klienta pochodzą klucze, i kto je przyjął. Gdy klucz zostaje na obiekcie, dokumentujesz przekazanie następcy albo koordynatorowi.
Karty, identyfikatory i kody dostępu klientów. Odbierasz przedmioty i zlecasz zgłoszenie do klienta o wyłączeniu uprawnień. Sam zwrot karty nie potwierdza jej dezaktywacji, więc zadanie zamykasz po odpowiedzi administratora obiektu.
Mundur, odzież roboczą i środki ochrony indywidualnej. Art. 237⁷ KP reguluje zapewnienie odzieży i obuwia roboczego. Zwrot i zużycie rozliczasz według ewidencji wydania, a płace sprawdzają ekwiwalent za pranie, jeżeli pranie zapewnia pracownik.
Sprzęt służbowy, czyli radiotelefon, latarka, terminal do rejestracji obchodów, telefon, tablet z aplikacją do raportów. IT potwierdza zamknięcie kont, a przełożony przejęcie bieżących raportów.
Wyposażenie specjalne agencji, na przykład środki przymusu bezpośredniego lub broń, jeżeli agencja je wydaje. Takie przedmioty przekazujesz według wewnętrznej procedury i wymagań ustawy o ochronie osób i mienia, z wpisem do właściwej ewidencji. Zwalniam przypomina o zadaniu i zbiera potwierdzenie osoby odpowiedzialnej, ale nie zastępuje rejestrów prowadzonych według przepisów.
Maszyny, chemia i wózki do sprzątania w firmie sprzątającej. Magazyn sprawdza stan, kompletność i oznaczenia, a rozbieżności opisuje w protokole.
W planie Firma automatyczna blokada obejmuje Google Workspace, Microsoft 365 (Entra ID) i Slack. Wyłączenie kart i systemów klienta wykonuje administrator obiektu, a Zwalniam porządkuje zadanie i potwierdzenie.
Utrata kontraktu na obiekt a progi zwolnień grupowych
Klient wypowiada umowę o ochronę lub sprzątanie i w kilka dni dziesiątki osób tracą miejsce pracy w agencji. Przed pierwszą rozmową kadry zestawiają planowane odejścia ze wszystkich obiektów tego samego pracodawcy. Nazwanie redukcji zakończeniem zlecenia nie zmienia jej podstawy prawnej. Rozwiązanie umowy terminowej z upływem czasu, na który została zawarta, nie wchodzi do progu, ale wcześniejsze wypowiedzenia z przyczyn niedotyczących pracowników wymagają osobnej oceny.
| Zatrudnienie u pracodawcy | Próg zwolnień grupowych | Okres liczenia |
|---|---|---|
| Od 20 do 99 pracowników | 10 osób | 30 dni |
| Od 100 do 299 pracowników | 10 procent pracowników | 30 dni |
| 300 pracowników lub więcej | 30 osób | 30 dni |
Progi wynikają z ustawy z 13 marca 2003 r. dotyczącej zwolnień z przyczyn niedotyczących pracowników. Liczysz je dla pracodawcy, nie dla pojedynczego obiektu czy kontraktu. Uwzględniasz także porozumienia z inicjatywy pracodawcy, jeżeli dotyczą co najmniej 5 pracowników.
Procedura obejmuje konsultacje, zawiadomienie urzędu pracy i ustalenie zasad zwolnień. Rozwiązanie stosunku pracy wskutek wypowiedzenia może nastąpić najwcześniej 30 dni po zawiadomieniu PUP przewidzianym w art. 4 ustawy, z uwzględnieniem wyjątków ustawowych. Program do zwolnień grupowych w planie Organizacja porządkuje licznik progów i harmonogram.
Osoby na rzeczywistych umowach zlecenia lub B2B kończą współpracę według swoich umów, poza trybem Kodeksu pracy. Operacyjna lista zwrotu kluczy, kart i sprzętu pomaga jednak ustalić, co ma wrócić do agencji także w ich przypadku.
Jak odebrać klucze, karty i sprzęt oraz wyjaśnić braki
Osoba odbierająca porównuje wyposażenie z dokumentami wydania. Protokół zdawczo-odbiorczy sprzętu pokazuje zwrócone przedmioty, datę, stan i rozbieżności. Przy kluczach i kartach klientów zapisujesz numery, obiekt i osobę, która je przyjęła.
Odpowiedzialność za mienie prawidłowo powierzone z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się oceniasz według art. 124 KP. Może obejmować pełną wysokość szkody, ale pracownik może się uwolnić, wykazując przyczyny od niego niezależne. Sam brak przedmiotu na liście zwrotów nie przesądza wyniku sprawy.
Odpowiedzialność za szkodę na zasadach ogólnych regulują art. 114 do 122 KP. Wymaga ustalenia winy i związku ze szkodą. W obiekcie z wieloma pracownikami sprawdzasz, kto jeszcze miał dostęp do kluczy i sprzętu.
Utracony klucz lub kartę klienta zgłaszasz klientowi od razu, bo koszt wymiany zamka często przekracza wartość samego klucza. Wynik rozliczenia z pracownikiem ustalasz osobno.
Brak przedmiotu nie uprawnia do automatycznego potrącenia jego ceny z wynagrodzenia. Stosujesz art. 87 i 91 KP, w tym wymóg pisemnej zgody przy potrąceniach dobrowolnych. Nie wstrzymujesz świadectwa pracy z powodu brakującego podpisu na obiegówce.
Arkusz i papierowa obiegówka, program kadrowy czy Zwalniam
Arkusz zbiera zestawienie odejść, a program kadrowo-płacowy obsługuje dokumentację i naliczenia w zakresie dostępnych modułów. Zwalniam porządkuje sprawę między kadrami, koordynatorami obiektów, magazynem i IT. Możliwości używanego systemu kadrowego sprawdzasz w swojej wersji.
| Co porównujemy | Arkusz i papierowa obiegówka | Program kadrowo-płacowy | Zwalniam |
|---|---|---|---|
| Sprawdzenie ochrony i terminów | Ręcznie przez kadry | Zależnie od modułu | Sprawdzenie ryzyk w sprawie |
| Wypowiedzenie i świadectwo pracy | Osobne wzory | Dokumenty zależnie od wersji | Dokumenty z danych sprawy |
| Zadania dla koordynatora obiektu, magazynu i IT | Ręczne uzgodnienia | Zależnie od obiegu dokumentów | Terminy i potwierdzenia wykonania |
| Klucze, karty i mundur | Podpisy na obiegówce | Zależnie od modułu wyposażenia | Protokół zwrotu w sprawie |
| Wyłączenie dostępów klienta | Telefon do klienta | Zależnie od integracji | Zadanie z potwierdzeniem |
| Lista płac | Ręczne zestawienie | Obsługa naliczeń | Eksport rozliczenia w planie Firma |
W planie Firma eksportujesz dane do Symfonii, enova i Comarch Optima. Przygotowane świadectwo pracy online wymaga poprawnej ewidencji kadrowej. Podobny zwrot odzieży i kart opisuje offboarding w hotelu i gastronomii.
Polecany
Plan Firma dla agencji i Organizacja przy redukcjach po utracie kontraktu
Plan Firma kosztuje 649 zł miesięcznie netto przy płatności rocznej albo 1 299 zł przy płatności miesięcznej. Obejmuje do 600 pracowników i 15 offboardingów w miesiącu. To wybór dla agencji, które potrzebują eksportu do płac oraz automatycznej blokady obsługiwanych kont organizacyjnych.
Dla agencji powyżej 600 osób lub potrzebującej modułu zwolnień grupowych plan Organizacja kosztuje 1 499 zł miesięcznie netto przy płatności rocznej albo 2 999 zł przy płatności miesięcznej. Obejmuje do 2000 pracowników, 50 offboardingów w miesiącu i moduł zwolnień grupowych. Przed redukcją sprawdzasz zarówno zatrudnienie, jak i liczbę rozpoczynanych spraw.
Mniejsza firma do 150 pracowników może wybrać plan Zespół za 249 zł miesięcznie netto przy płatności rocznej, z limitem 4 offboardingów w miesiącu. Przy kilkunastu odejściach po utracie kontraktu ten limit nie wystarcza. Zakres planów porównasz w cenniku Zwalniam.
Pytania i odpowiedzi
Jak zwolnić pracownika ochrony po utracie kontraktu?
Ustal, czy umowa kończy się w uzgodnionym terminie, czy wymaga wypowiedzenia. Sprawdź ochronę, reprezentację związkową, przyczynę i okres z art. 36 KP. Oceń też, czy klient nie zmienia wykonawcy w sposób oznaczający przejście zakładu pracy z art. 23¹ KP. Następnie zaplanuj zwrot wyposażenia, wyłączenie dostępów i wydanie świadectwa pracy oraz sprawdź progi zwolnień grupowych.
Czy zmiana firmy sprzątającej oznacza przejście pracowników do nowego wykonawcy?
Nie zawsze. Przejście zakładu pracy z art. 23¹ KP zależy od okoliczności, w usługach opartych na pracy ludzi głównie od tego, czy nowy wykonawca przejmuje znaczną część załogi. Gdy tak się dzieje, pracownicy przechodzą na nowego pracodawcę z mocy prawa. Dotychczasowy pracodawca nie powinien ich w tym przypadku wypowiadać z powodu zmiany wykonawcy.
Czy pracownik musi oddać klucze i kartę dostępu po zwolnieniu?
Tak, to mienie pracodawcy lub jego klienta, które pracownik pobrał z obowiązkiem zwrotu. Spisz protokół z numerami kluczy i kart, datą oraz osobą przyjmującą. Zgłoś klientowi wyłączenie uprawnień. Nie potrącaj automatycznie wartości brakującego przedmiotu z pensji i nie uzależniaj wydania świadectwa pracy od zwrotu.
Kiedy w agencji ochrony lub firmie sprzątającej są zwolnienia grupowe?
Gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników i w ciągu 30 dni zwalnia z przyczyn niedotyczących pracowników 10 osób przy zatrudnieniu od 20 do 99, 10 procent przy zatrudnieniu od 100 do 299 albo 30 osób przy 300 i więcej. Odejścia liczysz łącznie ze wszystkich obiektów tego pracodawcy, a nie osobno dla każdego kontraktu.
Ile kosztuje program do offboardingu dla agencji ochrony i firmy sprzątającej?
Plan Firma kosztuje 649 zł miesięcznie netto przy płatności rocznej albo 1 299 zł przy płatności miesięcznej. Obejmuje do 600 pracowników i 15 offboardingów w miesiącu. Plan Organizacja kosztuje odpowiednio 1 499 zł albo 2 999 zł miesięcznie netto, obejmuje do 2000 pracowników i 50 offboardingów w miesiącu oraz moduł zwolnień grupowych.
Sprawdź ryzyka przed zakończeniem umów po utracie kontraktu
Zacznij od rodzaju umowy, stażu i okoliczności odejścia. Sprawdź ochronę, konsultację związkową i ewentualne przejście zakładu pracy, zanim koordynator wręczy pismo. Następnie prowadź w jednej sprawie zwrot kluczy, kart i munduru oraz dokumenty kończące zatrudnienie. Przy redukcji po utracie kontraktu uwzględnij odejścia ze wszystkich obiektów tego samego pracodawcy.
Nowe zwolnienie
Krok 1 z 6 · Sprawdzenie przed decyzją
Sprawdź ryzyka zwolnienia